規則明確的重複鍵入，交給機器人；例外留給人
會計事務所的旺季不是沒有人，而是人都被綁在輸入憑證與核對銀行明細上。這家中部事務所原本每到申報期就全所加班，偉騰沒有先談軟體，而是先把三類憑證來源、兩種銀行對帳檔與記帳軟體的操作步驟逐一寫成規則，再依收件、對帳、鍵入的順序分三期自動化，讓同仁只處理機器人挑出來的例外。
重點速覽
偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持，統一編號 90801410）承辦全台各縣市的內部流程自動化與機器人流程自動化，全台各縣市均可受理，先以現有網站、流程說明與需求清單做免費書面初判，帶著初判結果約時間細談。
- 服務項目
- 內部流程自動化與機器人流程自動化:
- 流程盤點評估
- 自動化優先排序
- API 串接自動化
- 低程式碼平台
- 畫面機器人
- 排程與觸發
- 自動對帳
- 報表自動彙整
- 承辦公司
- 偉騰開發興業有限公司(偉騰、偉騰開發;前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持)
- 服務範圍
- 全台各縣市
- 相關地區
- 全台 22 縣市(含離島),各縣市均有配合團隊就近現勘與送件
- 法規依據
- 《個人資料保護法》
- 《電子簽章法》
- 《著作權法》
- 《資通安全管理法》（機關）
- 應備文件
- 現行作業流程說明或由我們訪談整理
- 相關系統的帳號
- 介面文件或畫面範例
- 作業頻率
- 處理量與例外情況的描述
- 各流程的負責人與異常通知對象
- 雲端或主機帳號供部署自動化
- 既有的表單
- 報表與對帳檔範例
- 諮詢方式
- 加 LINE「偉騰開發」傳現有網站網址、流程說明或需求清單，先做免費書面初判；初判後再約時間細談。
案件背景
這家中部會計事務所承辦兩百餘家中小企業的記帳與稅務申報，內勤十餘人。客戶每月把紙本發票、收據與銀行對帳單裝袋送來，也有人直接用 LINE 傳照片；同仁先分類、再逐筆鍵入記帳軟體，銀行明細則匯出到試算表，一筆一筆比對。
每逢營業稅申報期，憑證積在桌上，加班成了常態，漏憑證與重複入帳也最常在這段時間發生。記帳軟體是多年前買的套裝版本，沒有對外介接的功能，只能匯入與匯出檔案。所長找上偉騰時提出的需求很直接：人不好找，流程又改不了，有沒有辦法讓機器幫忙把重複的事做掉。
卡點
- 憑證來源有三種：紙本掃描、電子發票平台匯出的檔案、客戶用 LINE 傳來的照片，格式與品質落差大，無法用同一套規則處理
- 記帳軟體沒有 API，只能透過畫面操作與檔案匯入，任何自動化都得遷就它的輸入步驟與欄位順序
- 銀行對帳檔每家格式不同，摘要欄寫法不一，同一筆款項可能被拆成多筆或合併入帳，人工比對靠的是經驗
- 客戶資料涉及個資與財務機密，自動化後誰能看到哪些資料、處理過程留下什麼紀錄，所長要能向客戶交代
- 旺季不能停：任何流程更動都得在申報期之間完成，而且不能讓同仁同時維持新舊兩套做法太久
LINE 諮詢
把流程自動化的現況與需求傳過來，先免費書面初判。
- 傳什麼
- 現有網站網址與後台權限還沒有網站也能先談
- 商品或服務清單、作業流程說明表單樣張或試算表皆可
- 需求清單一句話也行
- 多久回
- 週一至週五 09:00–18:00 依序回覆；LINE 全天可傳資料
- 下一步
- 免費書面初判
- 約時間細談
- 委任開發
先傳資料做初判，需要時再約時間細談
處理策略
- 先盤流程再談工具：花兩週跟著內勤走完一個申報週期，把收件、分類、鍵入、對帳、檢核每一步的輸入、輸出與判斷規則寫成流程表，標出哪些步驟規則明確、哪些需要人判斷
- 三類憑證統一收口：紙本以掃描器批次進件並用 OCR 辨識欄位，電子發票以匯出檔直接讀取，LINE 照片由機器人自動歸檔到對應客戶；辨識信心不足的憑證全部進入待確認清單
- 對帳規則表格化：請資深同仁把平常比對銀行明細的經驗寫成金額、日期區間與摘要關鍵字的配對規則，先用過去兩個月的真實資料驗算，再交給程式執行，對不上的留在例外清單
- 沒有 API 就用畫面機器人：以 RPA 模擬同仁在記帳軟體上的輸入步驟，每筆鍵入前後各截一張畫面存檔，軟體改版時只需調整操作腳本
- 分三期上線：第一期收件與辨識、第二期銀行對帳、第三期自動鍵入與申報前檢核，每一期先挑十家客戶試行，穩定後才擴到全部客戶
- 權限與紀錄一併設計：依客戶分組設定可視範圍，每一次自動處理都留下來源檔、處理時間與結果，所長可以隨時調出任何一筆憑證的處理軌跡
成果
- 憑證進件當天完成辨識與歸檔，同仁的工作從逐筆鍵入改為核對待確認清單
- 銀行對帳由程式先配對，人工只處理例外清單上的款項，申報前的核對提前到申報期之前
- 記帳軟體的鍵入由畫面機器人在夜間批次執行，隔天上班即可看到執行紀錄與失敗重試清單
- 新客戶導入有了固定步驟：建立客戶分組、設定憑證來源與對帳規則，即可納入自動化流程
關鍵數字
- 3 類 統一收口的憑證來源（紙本掃描、電子發票匯出檔、LINE 照片）
- 3 期 分期上線（收件辨識、銀行對帳、自動鍵入）
- 10 家 每期先行試行的客戶數（穩定後再擴到全部客戶）
- 5 個月 從流程盤點到全面上線（避開兩次申報期的高峰）
處理時間軸
- 第 1 至 2 週：跟著走完一個申報週期——記錄收件、分類、鍵入、對帳、檢核每一步的輸入與判斷規則，完成流程盤點表
- 第 3 至 4 週：規則定稿與驗算——對帳配對規則用過去兩個月真實資料驗算，憑證辨識欄位與待確認門檻定案
- 第 2 個月：第一期：收件與辨識上線——掃描進件、電子發票匯出檔讀取與 LINE 照片歸檔先在十家客戶試行，再擴及全部
- 第 3 個月：第二期：銀行自動對帳——配對程式與人工比對並行一個對帳週期，例外清單畫面依同仁回饋調整
- 第 4 個月：第三期：畫面機器人鍵入——夜間批次鍵入記帳軟體，鍵入前後截圖存檔，申報前檢核清單同步啟用
- 第 5 個月：全面上線與移交——交付操作手冊與規則調整教學，約定記帳軟體改版時的腳本調整方式
本案啟示
自動化成功的關鍵不在工具，而在開工前把每一步的規則寫清楚：規則明確的交給程式，需要判斷的留給人，兩者之間用待確認清單與紀錄接起來。
常見問題
記帳軟體是舊的套裝版本、沒有 API，也能自動化嗎？
可以，差別只在做法。沒有介接功能的軟體，可以用畫面機器人模擬同仁的操作步驟來鍵入，或透過它原本就支援的檔案匯入功能批次處理。偉騰會先測試哪一種方式在這套軟體上最穩定，並在每一步留下截圖與紀錄，軟體改版時只需調整操作腳本，不必重做整個流程。
OCR 辨識錯了怎麼辦，會不會直接入帳？
不會。辨識結果會依信心程度分流，欄位完整且與客戶資料對得上的才進入下一步，信心不足或金額、日期有疑義的憑證全部進入待確認清單，由同仁人工確認後才放行。這個門檻可以依事務所的風險偏好調整，上線初期通常設得較嚴，穩定後再逐步放寬。
客戶的財務資料會放在哪裡、誰看得到？
資料放在事務所可以掌控的主機或雲端空間，帳號與權限由事務所自行管理，偉騰只在維運範圍內依約定存取。
系統依客戶分組設定可視範圍，每一次自動處理與人工確認都有紀錄可查；權限分組與存取紀錄也是《個人資料保護法》要求事業單位採取安全維護措施時最常被檢視的項目，所長可以據此向客戶說明資料如何被處理。
事務所要先準備什麼，整個過程要多久？
先準備三樣東西：目前的作業流程說明、各類憑證與銀行對帳檔的範例、記帳軟體的操作畫面。偉騰以此做流程盤點與自動化評估，再決定分幾期。像這家事務所的規模，從盤點到三期全部上線約五個月，每一期都避開申報高峰，讓同仁有時間適應新的核對方式。