品號先理順、單位先換算，庫存才會準
五金批發的庫存難管，不是因為品項多，而是同一顆螺絲有三個品號、支盒箱換算靠人腦。這個案例先花一個月把主檔編碼與單位換算表整理好，以一次期初盤點作為新舊系統的切點，再依主倉、門市倉、月結對帳三個階段上線，讓兩座倉庫第一次記在同一套帳。
重點速覽
偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持，統一編號 90801410）承辦全台各縣市的進銷存與企業資源管理系統，全台各縣市均可受理，先以現有網站、流程說明與需求清單做免費書面初判，帶著初判結果約時間細談。
- 服務項目
- 進銷存與企業資源管理系統:
- 商品主檔治理
- 品號編碼規則
- 進貨驗收入庫
- 銷貨出貨扣帳
- 多倉調撥管理
- 盤點與盤差分析
- 批號效期追蹤
- 安全存量提醒
- 承辦公司
- 偉騰開發興業有限公司(偉騰、偉騰開發;前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持)
- 服務範圍
- 全台各縣市
- 相關地區
- 全台 22 縣市(含離島),各縣市均有配合團隊就近現勘與送件
- 法規依據
- 《電子發票實施作業要點》
- 《個人資料保護法》
- 《著作權法》
- 《電子簽章法》
- 應備文件
- 商品清單（品號、品名、規格、單位、條碼、供應商）的匯出檔
- 倉別
- 門市與寄倉清單，以及目前的盤點方式
- 進貨
- 銷貨
- 退貨
- 調撥各類單據的現行範本與簽核流程
- 供應商與客戶主檔
- 現行價格與交易條件的整理表
- 使用者角色清單：採購
- 倉管
- 門市
- 會計
- 主管各自的權限
- 電子發票
- 電商平台
- POS 的帳號與 API 申請狀態
- 諮詢方式
- 加 LINE「偉騰開發」傳現有網站網址、流程說明或需求清單，先做免費書面初判；初判後再約時間細談。
案件背景
中部一家五金批發商，主要供貨給水電行、工地與小型工廠，品項六千多個，一座主倉加一間門市附設倉庫。十多年來用一套單機版進銷存配合 Excel，品號由不同時期的員工各自新增，同一規格的螺絲查得到三個品號；進貨以箱計、出貨以支或盒計，換算靠倉管心算。
司機常常先把貨送出去、單據隔天才補，月底盤點差異找不到原因。客戶採月結，每月月初會計要花三個工作天用 Excel 核對出貨單與對帳單。觸發點是舊系統的開發商停止維護，資料庫無法完整匯出，老闆擔心哪天開不起來。
卡點
- 同一規格品項有多個品號，支、盒、箱三種單位的換算全靠倉管心算，庫存數字從來沒準過
- 主倉與門市倉各記各的帳，倉間調撥只有一張手寫單，兩邊的數字對不上也沒人追
- 先走貨後補單是常態，月底盤點的差異既追不到單據，也分不清是漏入帳還是真的短少
- 月結客戶的對帳靠 Excel 逐筆核對，月初三個工作天會計做不了別的事
- 舊單機系統的開發商已停止維護，歷史資料匯不完整，硬要轉會把錯誤一起帶過來
LINE 諮詢
把進銷存系統的現況與需求傳過來，先免費書面初判。
- 傳什麼
- 現有網站網址與後台權限還沒有網站也能先談
- 商品或服務清單、作業流程說明表單樣張或試算表皆可
- 需求清單一句話也行
- 多久回
- 週一至週五 09:00–18:00 依序回覆；LINE 全天可傳資料
- 下一步
- 免費書面初判
- 約時間細談
- 委任開發
先傳資料做初判，需要時再約時間細談
處理策略
- 主檔先於系統：與老闆和倉管一起訂品號編碼規則（類別、規格、材質三段），合併重複品號，建立每個品項的支、盒、箱換算表，這一步花了整整一個月
- 資料移轉只轉主檔與期初：舊系統匯不出完整歷史，改以一次全面盤點作為切點，期初庫存以盤點數為準，歷史交易留在舊系統存查不轉入
- 流程改在出貨前：門市與司機改用手機開出貨單並掃條碼，貨未出帳不走；臨時加單在手機上補，不再有隔天補單
- 分三階段上線：第一階段主倉的進貨、出貨與盤點，第二階段門市倉與倉間調撥，第三階段月結對帳單與客戶分級價格表；每階段穩定兩週再開下一段
- 盤點改循環制：每天盤一個貨架區而非年終大盤，差異當天追到單據，找得到原因才調整
- 報表只做會看的：缺貨預警、滯銷清單與月結對帳單 PDF 三種先上，其餘等實際用了一季再談
成果
- 重複品號合併後主檔成為單一來源，單位換算由系統自動處理，倉管不再心算
- 兩座倉庫記在同一套帳，調撥有單據與時間，兩邊庫存可以互相核對
- 月結對帳單由系統依出貨紀錄產生並寄給客戶，會計月初的人工核對從三個工作天縮為半天
- 歷史資料封存在舊系統可查，新系統從期初盤點起算，沒有把舊錯誤帶進來
關鍵數字
- 12 週 主倉第一階段上線（含一個月主檔整理）
- 3 階段 分階段上線（主倉、門市倉、月結對帳）
- 2 座 倉庫同一套帳（倉間調撥留紀錄）
- 1 次 期初盤點作為新舊切點（歷史資料存查不轉）
處理時間軸
- 第 1 至 4 週：主檔整理——訂品號編碼規則、合併重複品號、建立支盒箱換算表，由倉管逐項確認
- 第 5 至 6 週：規格與畫面原型——進貨、出貨、盤點與調撥流程定稿，手機出貨畫面原型給司機試用
- 第 7 至 10 週：第一階段開發——主倉進銷存與循環盤點開發，條碼標籤補印，出貨前掃碼流程演練
- 第 11 至 12 週：期初盤點與主倉上線——週末全面盤點作為期初，週一起主倉改用新系統，舊系統只讀存查
- 第 4 個月：第二階段門市倉與調撥——門市倉納入同一套帳，倉間調撥單與收貨確認上線
- 第 5 至 6 個月：第三階段月結對帳與維運——客戶分級價格表、月結對帳單 PDF 寄送上線，交付手冊與維運計畫
本案啟示
進銷存系統的成敗在上線前就決定：品號與單位先理順、期初用盤點切乾淨、流程改在貨出門前，再分階段上線，庫存才會從此有人信。
常見問題
品號亂了十幾年，一定要先整理才能上系統嗎？
一定要，而且要在開發之前。品號與單位換算是進銷存的地基，帶著重複品號上線，系統只會更快地把錯誤放大。這個案例花一個月整理主檔，看起來慢，卻讓後面三個階段都沒有回頭重做；整理時由倉管逐項確認，因為最清楚哪兩個品號其實是同一樣東西的人是他們。
舊系統的歷史資料轉不出來，會不會以後查不到？
不會。歷史交易留在舊系統設為只讀存查，需要查舊單據時仍開得起來，新系統則從期初盤點數起算。
這樣做的取捨是新舊系統有一段時間並存，但避免把匯不完整的資料硬轉進來造成帳不平。若日後舊系統真的無法啟動，可再評估把關鍵報表匯出成 PDF 封存。
為什麼要分三階段，不能一次全部換掉？
因為每一段都牽涉不同的人與流程。主倉先上，倉管與司機先養成出貨前掃碼的習慣；穩定兩週再把門市倉與調撥納入，最後才做會計的月結對帳。一次全換，任何一段出錯都會讓全公司停擺，分段上線則每次只影響一群人，也讓每段的問題在小範圍就被修掉。
進銷存系統以後要接電子發票或網路商店，做得到嗎？
規格階段已把品項主檔、客戶主檔與出貨單的資料結構設計成可對外介接。電子發票可依《電子發票實施作業要點》透過加值服務中心的 API 開立，網路商店則透過 API 同步庫存與訂單；兩者都屬於在既有資料結構上加模組，不需要重做系統。何時接，看業主的業務節奏決定。