一案一條線：報價、追加減、請款都回到案件
裝修公司的錢不是在報價時掉的，是在追加減與請款節點之間漏掉的。這個案例把案件當成資料的主軸，客戶確認的報價版本一經鎖定就不能改，之後所有變動只能走追加減單並附客戶簽認，請款排程依節點自動產生；設計師在案場用手機就能處理，會計月底不必再追人問進度。
重點速覽
偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持，統一編號 90801410）承辦全台各縣市的報價、請款與案件管理系統，全台各縣市均可受理，先以現有網站、流程說明與需求清單做免費書面初判，帶著初判結果約時間細談。
- 服務項目
- 報價、請款與案件管理系統:案件建檔管理、客戶聯絡人歸戶、報價項目庫、報價版本管理、一鍵轉請款單、分期請款拆單、收款登錄對帳、逾期收款提醒
- 承辦公司
- 偉騰開發興業有限公司(偉騰、偉騰開發;前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持)
- 服務範圍
- 全台各縣市
- 相關地區
- 全台 22 縣市(含離島),各縣市均有配合團隊就近現勘與送件
- 法規依據
- 《電子簽章法》
- 《電子發票實施作業要點》
- 《個人資料保護法》
- 《著作權法》
- 應備文件
- 現行報價單
- 請款單與收據的範本（Word、Excel 或 PDF）
- 常用項目清單：名稱
- 規格
- 單位與參考單價
- 案件從詢問到結案的階段說明與分期請款慣例
- 使用者角色清單：業務
- 會計
- 主管各自能看與能改的範圍
- 公司識別檔
- 章戳影像與版型上的固定條款
- 電子發票平台帳號或加值中心資訊（若要串接）
- 諮詢方式
- 加 LINE「偉騰開發」傳現有網站網址、流程說明或需求清單，先做免費書面初判；初判後再約時間細談。
案件背景
南部一家室內裝修公司，三位設計師、兩位工務與一位會計，同時進行的案件維持在十件上下。報價用 Excel 樣板，客戶來回修改後常有四、五個版本，最後簽約時到底是哪一版，要翻 LINE 對話才能確認。施工中的追加減項目多半在案場口頭答應，等到完工結算才發現漏了好幾筆沒跟客戶收。
請款分簽約、進場、泥作、木作與完工五期，節點靠會計記在筆記本，曾經有一案到完工才發現中間兩期沒請。每個案場各開一個 LINE 群，進度、照片與費用散在不同群組。觸發點是一件案子結算時客戶對追加項目有爭議，公司拿不出簽認紀錄。
卡點
- 報價版本散在 Excel 與 LINE 對話裡，簽約時找不到客戶最後確認的是哪一版
- 追加減項目在案場口頭答應，沒有單據也沒有簽認，結算時變成各說各話
- 五期請款節點靠會計記筆記本，設計師不回報進度，會計不知道該請款了
- 工班請款與對客戶請款是兩套 Excel，同一案的成本與收入從來沒放在同一張表上
- 設計師多半在案場與客戶家之間移動，桌機才能用的系統注定沒人開
LINE 諮詢
把報價請款系統的現況與需求傳過來，先免費書面初判。
- 傳什麼
- 現有網站網址與後台權限還沒有網站也能先談
- 商品或服務清單、作業流程說明表單樣張或試算表皆可
- 需求清單一句話也行
- 多久回
- 週一至週五 09:00–18:00 依序回覆；LINE 全天可傳資料
- 下一步
- 免費書面初判
- 約時間細談
- 委任開發
先傳資料做初判，需要時再約時間細談
處理策略
- 以案件為主軸設計資料結構：案件之下串報價版本、簽約版、追加減單、請款期與收款紀錄，任何一筆資料都能回到它屬於哪一案
- 報價版本鎖定：客戶確認的版本凍結為簽約版，之後要改只能開追加減單，單據附照片與客戶在手機上簽認的紀錄，時間戳自動留存
- 請款節點樣板化：依公司慣用的五期節點，簽約時自動產生請款排程，到期前提醒設計師確認工程進度，確認後請款單一鍵產生
- 手機優先：追加減單、進度照片、請款確認都在手機完成，桌機版留給會計與列印報價書、請款單的版型
- 既有資料只匯進行中的十二案，已結案的案件封存為 PDF 備查，不花時間轉舊資料
- 兩段上線：先上報價、追加減與請款，設計師與會計用順兩個月後，再上工班請款與每案成本對照
成果
- 每一案從報價、簽約、追加減到請款與收款都在同一頁，會計月底不必再逐一追問設計師
- 追加減單有客戶簽認與時間戳，結算時雙方對照同一份紀錄，不再各說各話
- 請款排程依節點自動提醒，沒有再發生整期忘記請款的情況
- 第二段上線後，每案的工班成本與對客請款放在同一張對照表，老闆看得到每案做到哪、收到哪
關鍵數字
- 8 週 報價與請款第一段上線（設計師與會計先用）
- 2 段 分段上線（第二段加工班成本對照）
- 5 期 請款節點樣板（簽約、進場、泥作、木作、完工）
- 12 案 進行中案件匯入（結案案件封存不匯）
處理時間軸
- 第 1 至 2 週：流程訪談與資料結構——走一遍從丈量、報價、簽約到結算的流程，定出案件為主軸的資料結構與請款節點
- 第 3 週：原型與列印版型——手機畫面原型與報價書、請款單版型交設計師與會計確認
- 第 4 至 7 週：第一段開發與匯入——報價版本鎖定、追加減簽認、請款排程開發，匯入十二件進行中案件
- 第 8 週：第一段上線——全員改用新系統開報價與請款，舊 Excel 樣板停用
- 第 3 至 4 個月：第二段工班成本對照——工班請款單與每案成本對照上線，老闆首次看到每案的收支一覽
- 第 5 個月：維運移交——交付操作手冊、擴充路線建議與維運計畫
本案啟示
報價請款系統的核心是一條不能斷的線：客戶確認的版本鎖死、變動一律走單、請款依節點自動提醒，設計師在案場就能處理，錢才不會在追加減與請款之間漏掉。
常見問題
報價每次都被客戶改來改去，系統怎麼處理版本？
每一次修改都存成新版本並保留前一版，客戶確認後該版被鎖定為簽約版，不能再被編輯。之後的任何變動只能走追加減單，附上照片與客戶簽認，所以結算時永遠回得到「簽的是哪一版、後來加了哪些」。這套規則的重點不在技術，而在公司全員都照著走。
客戶在手機上簽認追加減單，之後有爭議時站得住嗎？
《電子簽章法》對電子文件與電子簽章的效力有明文規範，系統會記錄簽認人、時間與單據內容的雜湊值，並把簽認完成的單據以 PDF 寄給客戶留存。實務上更重要的是流程：變動先開單、客戶簽認後才施作，爭議自然減少。若遇到客戶要求紙本，列印版型也一併準備好。
工班的請款要不要一起放進系統？
建議放，但不必第一段就放。這個案例先讓設計師與會計把對客戶的報價與請款用順，第二段才加工班請款與每案成本對照，因為工班資料牽涉更多人的習慣。放進同一套系統後，每案的收入與成本第一次能並列，老闆不必等結算才知道這案做得划不划算。
案件數不多的小型裝修公司，值得做系統嗎？
關鍵不是案件數，而是每一案牽涉多少變動與多少期請款。十件進行中的案子、每案五期請款加上追加減，就是上百個要盯的節點，靠人記一定會漏。系統的價值在把節點變成提醒、把口頭變成單據；規模再大時，資料結構已經在了，加人加案不必重做。