訴願與陳述意見書應備文件清單：每份附件誰準備、退件原因與補正方法

訴願能不能進到實體審查，先看附件齊不齊。本文以處分書與送達日期佐證、訴願書本體、身分與代理文件、證據佐證、陳述意見書、補正回覆等文件群組為單位，逐一說明由誰準備、受理機關核對什麼、最常見的退件原因怎麼補。

訴願是對已送達的行政處分不服時，依《訴願法》向受理訴願機關表示不服、請求重新審酌的救濟程序。不少案件不是輸在理由，而是卡在文件：處分書影本缺頁、送達日期沒有佐證、訴願書沒寫清楚對哪一件處分不服、代理人的授權文件沒附，受理機關在形式審查階段就先發補正通知，補不齊就不受理。

本文只談「應備文件與退件補正」這一個切入點：把訴願書和它的附件拆成幾個文件群組，逐份說明由誰準備、受理機關核對什麼、最常見的不受理或補正原因是什麼、怎麼補回去。訴願申請流程的全貌、裁罰救濟的爭點怎麼設計，本站另有全流程與訴願書寫作的指南，這裡不重複。

偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持）承辦全台各縣市訴願與陳述意見書撰擬、行政處分訴願代辦，用審查端的眼光回頭整理附件：哪一份會被逐項核對、哪一項記載少了就會被退，送件前補到位。本所的業務以陳述意見與訴願為界，訴願決定作成後，依訴願決定辦理。

文件為什麼是訴願審查的第一關

受理訴願機關收到訴願書，第一件事不是判斷處分對不對，而是核對程序要件：有沒有在訴願期限內提起、訴願人是不是處分的相對人或利害關係人、對的是哪一件處分、代理權有沒有證明。這些問題全靠附件回答，處分書影本、送達日期佐證、身分文件、委任文件缺一份，審查就停在補正通知上。補正循環每繞一圈就多耗掉一段時間，而處分的執行並不會因此暫停，罰鍰照樣催繳、限期改善的期限照樣倒數。更麻煩的是，文件不齊常被解讀為主張不具體：訴願書寫著處分不公，卻沒有附上稽查紀錄或採樣數據對照，訴願機關無從審查，實體再有理也走不進去。所以附件不是行政瑣事，而是把爭點送進審查室的門票。

處分書與送達日期佐證：訴願期限從哪一天起算

訴願書後面的第一份附件永遠是處分本身：裁罰書、不予許可函或限期改善通知，全頁影本，字號、日期、機關印信與附表一頁都不能少。這份文件由處分機關作成，訴願人只需完整影印，但缺頁卻是最常見的補正原因，尤其漏掉附表或裁罰計算頁，受理機關無法確認處分的內容與範圍。第二份是送達日期佐證：掛號信封或簽收紀錄，用來證明訴願期限的起算日。訴願期限是自處分書送達的次日起算 30 日，受理機關會把處分書日期與送達日期相互比對，對不上或沒有佐證就要求補正說明；逾期則直接不受理，理由連看都不會看。信封丟了，先向處分機關查詢送達紀錄並取得書面說明，或以其他能證明收件日期的紀錄替代，並在訴願書內交代清楚。送達日期算錯是全盤皆輸的錯誤，寧可把可用天數抓緊，不要賭寬鬆認定。

訴願書本體：受理機關逐項核對什麼

訴願書是訴願人自己或委任的代理人撰擬的文件，也是唯一無法向機關調閱補齊的附件，形式上的缺漏幾乎都出在這裡。受理機關會逐項核對：訴願人是誰，名稱、身分資料與地址寫得能不能送達；不服的是哪一件處分，字號與日期有沒有寫對、跟附上的處分書是不是同一件；原處分機關是誰；請求什麼；理由與證據列了什麼；最後是日期與簽名蓋章。只要有一項空白或彼此矛盾，就會收到補正通知。最常見的退件不是漏欄，而是理由寫成情緒：只寫處分不公、金額太重，卻沒有指出處分書哪一段事實認定有誤、哪一個裁量有問題、對應哪一份證據。訴願書撰擬要做的，是讓每一項指摘都對得到卷內資料，審查人員翻到附件就能核對，這才是訴願機關願意審下去的書狀。

身分與代理文件：訴願人是誰、代理人憑什麼

處分的相對人是公司，訴願人就要寫公司全名，附公司登記資料與代表人的身分文件；相對人是個人，附身分證明文件影本。這一組由訴願人自己準備，卻常在三個地方出錯：處分書上的受處分人名稱與訴願書不一致，例如處分開給工廠負責人，訴願卻以公司名義提出；代表人已經變更，附的登記資料還是舊的；共有土地或合夥事業只有一人出面，其他人的授權沒附。受理機關核對的是提訴願的人跟被處分的人是不是同一個，對不起來就發補正通知要求釋明。委任代理時，《訴願法》允許委任訴願代理人，且不以特定職業資格為限，但委任書要載明代理的案件與授權範圍，由本人簽章，代理人另附身分文件。訴願代理最常被補正的，就是委任書漏簽、日期晚於訴願書，或授權範圍沒涵蓋補充理由與收受文書。

證據與佐證：稽查紀錄、採樣數據與現場照片

機關作成裁罰靠三樣東西：稽查紀錄、採樣或檢測數據、裁量基準，訴願要爭的也是這三樣，所以證據群組的核心，是把機關手上的版本和自己手上的版本並排比對。稽查紀錄與採樣、檢測報告由機關作成，訴願人可向原處分機關申請取得，拿到後核對採樣時間、地點、方法與人員簽名是否完整；自己的版本則是稽查當天的現場照片、影像與作業紀錄，以及與違規事實有關的時間點佐證。這一組由訴願人準備，最常見的問題是有講沒附：訴願書寫採樣不具代表性，附件卻沒有任何可比對的紀錄；或照片沒有時間標記，看不出拍攝位置。補救方法是每一份證據編號，在訴願書理由裡逐一引用，並在附件首頁放一張證據清單，寫明名稱、日期、來源與要證明的事項。涉及土地範圍或使用分區的爭執，再加上地籍資料，讓事實認定有圖可對。

陳述意見書與先前往返公文：把前一階段接上訴願

裁處作成前，機關依《行政程序法》第102條給相對人陳述意見的機會，這時提出的陳述意見書、限期改善的回覆函與機關的回文，到了訴願階段全是附件。原因很直接：處分書的理由通常就是針對先前主張所作的回應，訴願要打的靶就在那裡；陳述意見書當時提了什麼、機關採納或駁回了什麼，對照起來就能看出事實認定或裁量哪一段沒被回答。這一組由訴願人自己保存，最常見的缺漏是只附自己寄出的版本，沒附機關收文的證明，或漏掉機關通知陳述意見的那份公文，結果無法證明程序走到哪裡。補正方法是按時間排序，做一張往返公文一覽表：日期、文號、發文方、內容摘要，逐件附影本。當初沒提陳述意見也不必隱瞞，這不影響訴願權利，在訴願書中說明後直接進入實體理由即可；反過來，陳述意見沒被採納，正好把機關寫下的理由逐點拆開來爭。

程序中途的文件：停止執行、展延、補充理由與和解

訴願書送出不代表文件工作結束，還有幾份會在程序中途出現。第一是停止執行申請書：提起訴願原則上不會停止原處分的執行，有急迫情形時要另外向受理訴願機關或原處分機關申請，附件要能證明急迫性與難以回復的損害，例如拆除排程或停業影響的說明，只寫影響很大一定被退。第二是限期改善展延申請與罰鍰分期繳納申請，向原處分機關提出，附改善進度資料與排程表，證明不是不改而是改不完。第三是訴願補充理由書，訴願書為了搶期限先送、理由後補時就會用到，格式與訴願書相同，載明原案文號並註明補充的段落。第四是訴願言詞陳述申請，附上想當面說明的要點與擬提出的資料清單。最後是行政和解方案協調過程的文件，以及決定撤回訴願時的撤回書：撤回要由本人或有權代理人簽章，這是不可逆的動作，簽之前務必確認和解條件已經落實在書面上。

最常見的不受理與補正原因

把受理機關發出的補正通知歸類，原因集中在幾種。第一類是期限：訴願書收件日超過送達次日起 30 日，這是唯一補不回來的缺陷，會直接不受理。第二類是對象：訴願人與受處分人不同、原處分機關寫錯、不服的處分字號與附件對不上，或針對還不是行政處分的通知提起訴願。第三類是形式：沒簽章、沒寫日期、地址無法送達、委任書欠缺或授權範圍不足。第四類是內容：只有結論沒有理由、理由與請求不相符、指摘的事實沒有任何證據對應。第五類是附件：處分書缺頁、送達佐證缺漏、證據沒編號也沒在理由中引用。前兩類決定案件能不能進門，後三類決定要繞幾圈補正。實務上最傷的是第二類與第四類同時發生：訴願人搞錯處分的性質，把限期改善通知當成罰單來爭金額，理由整篇打錯方向，補正通知一來只能重寫。送件前用這五類逐一對照，退件的機率會明顯下降。

收到補正通知後的期限與回覆方式

補正通知也是一份公文，收到後第一件事同樣是確認送達日期與通知所載的補正期限，天數依受理機關的通知為準；逾期未補，會以不受理處理，之前寫的理由等於白費。回覆不是重寄一份訴願書，而是以補正函送到受理機關：首頁載明原訴願案的收文文號、訴願人名稱、補正通知的日期與文號，然後逐項對應通知列出的缺漏，寫明通知第幾項、補正內容、對應附件編號，讓承辦人可以一項一項勾掉。只補其中幾項，或補了卻沒說明對應哪一項，很容易被認定補正不完全，再收一次通知。無法補的事項，例如送達佐證確實遺失，就以書面說明原因並提出替代證明，讓機關有依據認定。補正期間訴願案沒有暫停，原處分的執行也沒有暫停，該申請停止執行或展延的動作要同步進行。補正函寄出後保留收件證明，它將來也是往返公文的一部分。

送件前的一致性檢查：字號、日期、名稱、地號要對得上

附件齊了，退件的最後一個來源是文件彼此矛盾。承辦人會把訴願書、處分書、委任書與證據清單並排看，只要有一個欄位對不上就發補正通知要求釋明。逐項檢查的重點：處分字號與日期在訴願書、補充理由書、停止執行申請書三處是否完全一致；訴願人名稱在訴願書、登記資料、委任書上是否同一寫法，公司全名與簡稱不能混用；地號與地段在訴願書、地籍資料、稽查紀錄上是否相符，分割或重測後地號變過的要註明新舊對照；日期順序是否合理，委任書不能晚於訴願書，聲稱稽查當天所拍的照片日期不能對不上；簽章是否每一份都有，且與登記資料的代表人一致。東部一件裁罰案的訴願書把處分書日期誤植為送達日期，兩份文件日期不同，受理機關隨即要求釋明訴願期限的起算，補正往返白白多繞一圈。建議做一張核對表，把這些欄位橫向列出，送件前逐格打勾。

對申請人與業者的意義與下一步

把整篇收攏成一個判斷：訴願的文件工作不是把東西塞進信封，而是替受理機關預先完成程序審查。處分書全頁、送達日期佐證、身分與委任文件、證據清單、陳述意見往返公文，每一組都對應一個會被核對的問題，哪一組缺，就在哪一關被退。對業者的實際意義是，環保罰單不服、限期改善不服或申請遭駁回想救濟，第一步不是先想理由，而是先把處分書與信封找出來、算出訴願期限，再決定文件怎麼排。期限抓對、附件齊全，理由才有地方施力；文件亂，再好的爭點也進不了審查室。下一步很具體：把處分書全頁、送達日期佐證、稽查或採樣紀錄、已提出的陳述或回應，加 LINE「偉騰開發」傳過來，或填寫官網線上表單，偉騰開發興業有限公司先核期限與文件缺口，再回覆免費書面初判，全台各縣市都受理。陳述意見與訴願是本所的業務範圍，訴願決定作成後，依訴願決定辦理。

自我檢查清單

• 處分書、裁罰書或不予許可、限期改善通知全頁影本，含附表與裁罰計算頁
• 送達日期佐證：掛號信封或簽收紀錄；遺失時附處分機關的送達紀錄書面說明
• 訴願書正本：訴願人、原處分機關、不服的處分字號與日期、請求、理由、日期與簽章齊備
• 訴願人身分文件：公司登記資料與代表人身分文件，或個人身分證明文件影本
• 委任書：載明代理案件與授權範圍、本人簽章，附訴願代理人身分文件
• 證據清單與編號附件：稽查紀錄、採樣或檢測數據、現場照片與時間點佐證
• 陳述意見書與往返公文一覽表：機關通知、自己的回覆與收文證明依時間排序
• 停止執行申請書、限期改善展延或罰鍰分期繳納申請的附件：急迫情形說明與改善進度資料
• 地籍資料：涉及土地範圍或使用分區爭執時附上，並註明新舊地號對照
• 補正函：載明原案收文文號、補正通知日期與文號、逐項對應與附件編號

常見錯誤

• 只影印處分書首頁，漏掉附表與裁罰計算頁，受理機關無法確認處分範圍而發補正通知
• 把處分書日期當成送達日期算訴願期限，送達佐證又沒留，起算日說不清楚
• 訴願書只寫處分不公、金額太重，沒指出哪一段事實認定有誤、對應哪一份證據
• 訴願人名稱與受處分人不一致，例如處分開給負責人卻以公司名義提起訴願
• 委任書漏簽或日期晚於訴願書，訴願代理權被要求釋明，多繞一圈補正
• 證據有講沒附，或照片沒有時間標記，採樣不具代表性的主張淪為空話
• 收到補正通知只補其中幾項、沒有逐項對應，被認定補正不完全再收一次通知
• 以為提起訴願就會停止執行，沒另外申請停止執行或展延，罰鍰與改善期限照樣倒數

官方參考資料

• 訴願法（全國法規資料庫）
• 行政程序法（全國法規資料庫）
• 行政罰法（全國法規資料庫法規搜尋）
• 行政院訴願審議委員會

常見問題

訴願書要附哪些文件才不會被退件？

至少五組：處分書全頁影本、送達日期佐證、訴願人身分文件與委任書、編號的證據附件與清單、先前的陳述意見書與往返公文。受理機關先核期限與對象，再核形式與理由，附件缺哪一組就在哪一關收到補正通知。送件前用一張核對表把字號、日期、名稱逐格比對，退件機率會大幅降低。

訴願被退件或收到補正通知，怎麼補？逾期沒補會怎樣？

在補正通知所載期限內以補正函逐項回覆，不是重寄訴願書。首頁寫原案收文文號與補正通知的日期文號，再依通知項次寫補正內容與對應附件編號；補不出來的項目以書面說明原因並提替代證明。逾期未補，受理機關會以不受理處理，先前的理由等於白費，而且原處分的執行不會因為補正而暫停。

送達的信封丟了，訴願期限怎麼證明？

先向原處分機關查詢送達紀錄並取得書面說明，再以其他能證明收件日期的紀錄替代，並在訴願書內交代清楚。訴願期限自處分書送達次日起算 30 日，受理機關會拿處分書日期與送達日期比對，沒有佐證就要求釋明。不確定時把可用天數抓緊，寧可早送，不要賭寬鬆認定。

訴願可以委任代理人嗎？訴願代理要準備什麼文件？

可以，《訴願法》允許委任訴願代理人，且不以特定職業資格為限。文件是委任書一份，載明代理的案件與授權範圍，由本人簽章，另附代理人身分文件；公司委任時代表人要與登記資料一致。最常被補正的是委任書漏簽、日期晚於訴願書，或授權範圍沒涵蓋補充理由與收受文書。偉騰開發興業承辦陳述意見與訴願的撰擬與代理，訴願決定後依訴願決定辦理。

之前提過陳述意見書了，訴願時還要再附一次嗎？

要，而且是受理機關特別會看的一組。陳述意見書、機關通知陳述意見的公文、機關的回文與收文證明，依時間排序做成往返公文一覽表逐件附上，讓審查人員看出處分書的理由回應了什麼、漏了什麼。當初完全沒提陳述意見也不影響訴願權利，在訴願書中說明後直接進入實體理由即可。

環保罰單不服，但採樣數據在機關手上，我拿什麼當證據？

向原處分機關申請取得稽查紀錄與採樣、檢測報告，核對採樣時間、地點、方法與人員簽名是否完整；再拿出自己這一邊的現場照片、影像、作業紀錄與時間點佐證並排比對。每份證據編號、放進證據清單，並在訴願書理由中逐一引用，才不會被認定有講沒附。只寫採樣不具代表性卻沒有可比對的紀錄，主張會被當成空話。

申請被駁回、不予許可也能訴願嗎？駁回救濟的文件跟罰單一樣嗎？

能，不予許可或駁回的函文多屬行政處分，同樣自送達次日起 30 日內提起訴願。文件架構相同：駁回函全頁、送達日期佐證、身分與委任文件、證據清單，差別在證據內容，要附當初的申請書件、機關的補件通知與自己的回覆，證明申請已符合要件或機關認定有誤。駁回救濟最常見的退件，是只附駁回函卻沒附原申請資料，機關無從比對。

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