建照申請與使用執照應備文件：每一份誰取得誰簽證、常見退件原因與補正方法

建照申請被退件，多半不是設計有問題，而是文件缺了一份、簽了不對的人或前後對不上。本文以建照與使用執照的文件群組為單位，逐份說明由誰取得、由誰簽證、審查看什麼，以及最常見的退件原因與補正做法。

建照申請是指建築物新建、增建或改建前，依《建築法》向各縣市政府主管局處請領建造執照的程序；完工後再申請使用執照，建築物才能合法使用。兩張執照的審查都從一疊文件開始：申請人是誰、土地能不能用、圖說由誰簽證、前置核定有沒有取得，送件時都要攤在桌上。

退件通知上最常見的字眼，不是「設計不符」，而是「文件不齊」「簽證不符」「記載不一致」。文件關卡決定案子能不能進入實質審查，也決定補正要來回幾輪。本文只談一件事：建照與使照申請的每一份文件由誰取得、由誰簽證、審查看什麼、退件了怎麼補；資格門檻、時程排程與類組判讀，服務頁與本站其他指南另有說明。

偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持）承辦全台各縣市建照申請、使用執照申請與變更使用執照的文件整備與補正回覆，整合配合建築師與技師，每份文件先用審查端的標準看過一遍再送件。主持人多年在機關審件，知道承辦人翻開卷宗第一頁會先找什麼。

建照申請的文件關：進不了實質審查，設計再好也白搭

承辦人收到建照申請案，翻開卷宗做的第一件事不是看設計，而是核對文件清單：申請書有沒有簽章、土地權利證明有沒有附、圖說有沒有建築師簽證、該取得的前置核定有沒有放進來。任何一項缺漏，案子就停在收件或程序審查階段，連《建築技術規則》的檢討都輪不到。文件關之所以嚴，是因為每份文件各自證明一件事：身分文件證明「誰在申請」，土地文件證明「地能不能蓋」，圖說與簽證證明「蓋的東西合不合規」，切結與委託證明「責任由誰承擔」。缺一份，審查邏輯就斷一環。這也是為什麼同一位建築師的圖，在不同申請人手上會有不同的結果。建照申請流程中最耗時的往返，多半發生在這一關，而且每次補正都要重新排隊。把文件當成第一道正式審查，而不是附帶手續，是縮短整體時程最有效的起點。

申請人身分與登記文件：誰申請、誰蓋章，先對起來

申請書上的名字，是整份卷宗其他文件都要對齊的基準。自然人申請附身分證明文件；公司或法人申請附登記證明文件與負責人身分證明，這些由申請人自行向登記機關取得，不需要專業簽證，卻是最常被挑出問題的一組。審查看的是一致性：申請人與土地權利文件上的所有權人是不是同一人；法人名稱、負責人與登記資料有沒有出入；申請書、委託書與切結書蓋的是不是同一顆章。常見退件原因包括：負責人已變更但附的是舊登記資料、身分證明影本未簽章、申請人與地主不同人卻沒有交代同意關係、名稱多一個字或少一個括號。補正方法很直接：重新調閱最新的登記資料，把全案文件的名稱寫法統一成登記資料上的版本，並在送件前把所有需要簽章的頁面排成一列逐頁蓋章。委託代辦時，代理人的委託文件也在這一組一起檢查。

土地權利與同意文件：地是誰的、能不能蓋，機關先查分區

這一組文件回答的是「地能不能蓋」，審查端通常最先核對。土地登記謄本與地籍圖謄本由申請人向地政機關申領，用來證明所有權、面積、地號與有無限制登記；土地使用分區證明則說明這塊地允許什麼用途：都市土地循《都市計畫法》、非都市土地循《區域計畫法》的架構檢討。申請人不是地主，或基地有共有人時，要附土地使用同意書，由全體權利人簽章並附身分與印鑑證明。審查看三件事：分區與擬建用途是否相容、地號有沒有漏列、同意的人是不是謄本上的全部權利人。最常見的退件是謄本過舊、共有人漏簽、農舍建照或增建申請把用途寫在不容許的分區上，以及基地跨多筆地號卻只附了其中幾筆。補正方法是以送件當時的最新謄本為準重新對照，同意書逐人補簽，分區不容許則不是補件而是回到規劃階段重新判斷。

建築師設計圖說與技師簽證：由誰簽、簽什麼，審查就看那一頁

圖說是建照申請卷宗裡最厚、最依賴專業簽證的一疊。建築圖說由開業建築師設計並簽證，涵蓋基地配置、各層平面、立面、剖面與面積計算，並附《建築技術規則》的檢討表；結構計算書與結構圖由結構或土木技師簽證；用途屬供公眾使用時，消防安全設備圖說須依《消防法》及各類場所消防安全設備設置標準檢討，由具資格的消防專業人員辦理。審查除了內容，也看形式：每張圖有沒有簽證章、簽證人是不是合法登錄的建築師或技師、圖上的地號面積是不是謄本那一筆。最常見的退件是建築圖改版但結構計算書仍用舊平面、面積計算與謄本對不上、消防圖說的避難動線與建築平面不同、簽證章漏了幾張。補正方法是由建築師統一版次與日期重新出圖並全套簽證，技師依最後版本重算，消防圖說同步修正，不要只換被挑到的那一張。

水保、環評與其他前置核定：先拿到核定，建照才能往下走

前置核定不是為建照而生，少了它建照卻進不了審查。基地位於山坡地範圍者，通常須先取得水土保持計畫核定，由申請人委託具資格的水保專業技師擬具並送水保主管機關核定；開發規模達應實施環境影響評估者，要先有環評審查結論；非都市土地要先完成用地變更或興辦事業計畫核准；農舍建照則要先取得農業主管單位對申請人資格與用地的審認文件。這些核定各有主管機關，建管單位只確認三件事：存在、有效、範圍與建照申請的基地一致。最常見的退件不是「沒有」，而是「對不上」：核定的地號與建照地號不同、核定後建築配置改了卻沒辦變更核定、核定函附有履行條件但申請人沒有交代、只附核定函卻漏了核定圖。補正要先回原核定機關辦變更或補件，再把完整核定函、核定圖與履行條件說明放進建照卷宗；順序反了，兩邊都會退。

切結、同意與委託文件：責任由誰扛，簽章漏一個就退

切結、同意與委託文件字數最少，退件率卻不低，因為它們決定責任落在誰身上。切結書由起造人本人簽章，內容是對機關承諾某件事，例如依核定圖說施工、基地內舊有建物於開工前拆除、資料如有不實自負責任；委託書則寫明起造人委託建築師設計監造、委託代辦人送件領件的範圍；承造人由營造業者、監造人由建築師分別出具文件，依主管機關要求的時點提出。審查看的是人、章、內容三者對不對：切結人須為申請人本人或法人負責人，印章與申請書一致，切結事項與本案實況相符。最常見的退件是套用範本沒改內容，把不存在的舊建物也切結拆除；委託書漏寫代為簽收公文的授權，補正通知沒人收；承造人或監造人資料未附或資格已失效。補正方法是逐份對照申請事項重寫切結內容，委託範圍寫到「簽收公文」與「補正送件」，並把全案印章統一成同一顆。

使用執照申請文件：竣工圖、勘驗紀錄與消防合格，缺一張就領不到

建造執照到手、房子蓋好，還要跨過使用執照申請這一關，文件重點從「設計對不對」轉成「蓋的跟核准的一樣不一樣」。竣工圖說由建築師依實際完工狀況繪製並簽證，承造人與監造人在竣工文件上簽章負責；施工勘驗紀錄要齊備；消防安全設備要有查驗合格文件；水土保持等前置核定要附完工證明；切結拆除的舊建物要附拆除完成證明與照片。審查核心一句話：現況、竣工圖、核准圖三者一致。最常見的退件是施工中改隔間、加夾層、陽台外推卻沒辦變更設計，竣工照片看不出立面與開口，消防查驗未完成就先送，勘驗紀錄漏了一個階段。補正有兩條路：現況合規者先辦變更設計讓圖跟上現況，不合規者回復原核准再補拍照片；消防與勘驗補齊後再送。使照遺失則是另一套較簡單的文件：所有權人憑身分與建物權利文件向原核發機關申請使照補發。

變更使用執照與室內裝修許可：文件從「蓋」變成「改」

變更使用執照與室內裝修許可的文件邏輯和新建案不同：要證明的是「改成這樣還合不合法」。使照變更用途的核心文件有三組：原使用執照與原核准圖說，由所有權人向原核發機關調閱；建物登記謄本與所有權人同意文件，租店面要有房東同意；變更後平面圖與使用類組檢討，由建築師依《建築物使用類組及變更使用辦法》判讀簽證，供公眾使用者另加消防圖說。室內裝修許可以裝修圖說為主，由建築師或登記在案的室內裝修業者簽證。審查看類組對不對、消防有沒有跟著用途升級、現況與原核准圖差在哪。最常見的退件是原圖調不到卻沒補現況測繪、現況已有夾層或增建卻直接套變更用途、類組判讀太樂觀而消防等級不足、只辦裝修沒辦變更使用。補正要先做違建就地合法評估與現況測繪，再由建築師重新判讀類組並同步修消防圖說；跨類組變更工程評估要在送件前完成。

建照申請最常見的退件原因：不是缺件，而是對不上

把各縣市建管窗口的退件理由攤開來看，真正「少一份」的比例不高，多數是「有，但對不上」。第一類是一致性：申請人名稱、地號、面積、樓層數在申請書、謄本、圖說、切結書之間有差異，哪一份才對機關不會替申請人猜。第二類是時效：謄本、登記資料或前置核定文件已經過舊，或核定後現況已改。第三類是簽章：該簽的人沒簽、蓋錯章、影本沒簽章。第四類是順序：前置核定還沒拿到、變更設計還沒辦，就先送建照或使照。第五類是現況落差：基地或建物本身有既存違建、夾層、增建，圖說卻畫成乾淨的原始狀態。第六類是用途相容：分區不容許、類組判讀錯、消防等級不足，這類不是補文件能解決，而是設計要改。程序缺漏通常以補正通知限期補齊，實體不符則可能直接退回申請；分清楚收到的是哪一種，才知道接下來是補件還是重新規劃。

補正通知怎麼回：期限、逐條回覆與版次管理

補正通知寄到的那一天，全案的節奏就被期限定住了。第一步是分類：把通知上每一條事項分成純補文件、要改圖說重新簽證、以及補不了必須改設計或回復現況三類。第二步是逐條回覆：用一份補正說明對應通知編號，寫明補附什麼、修正哪裡、附件在第幾頁，新舊版差異用對照表標出，避免承辦人再翻一次全卷。第三步是版次管理：新出的圖說與文件都標版次與日期，全套換新、全套重新簽章，舊版抽掉不留，否則下一輪又被挑「前後不一致」。期限來不及時，應在屆期前依機關作法申請展延並說明理由；逾期未補正，申請案可能被駁回，重新送件等於重新排隊。對退件理由有不同看法，可在回覆時附依據以書面陳述意見；機關作成不利處分時，依法定期間提起訴願是正式救濟途徑。補正回覆前再請熟悉審查端的人看一遍，一輪補到位。

送件前的一致性檢查：把關鍵欄位橫著對一遍

送件前最有效的一道工，是把整份卷宗橫著看，而不是一份一份直著翻。做法是列一張核對表，橫軸放全案重複出現的欄位：申請人名稱與登記編號、地段地號、基地面積、樓層數與總樓地板面積、用途與使用類組、版次日期；縱軸放每一份文件，一格一格填，任何一格跟其他格不同，就是退件的種子。第二張表是簽章總表：起造人、建築師、技師、承造人、監造人、共有人各自要簽哪幾份，逐格打勾，一次把章補齊。第三個檢查是時效：謄本與登記資料以送件日回推是否仍有效，前置核定有沒有附款、附款履行了沒。第四個檢查是正本與影本：哪些機關要看正本、哪些影本要簽章，先分好。最後依機關收件清單的順序整卷並附目錄，讓承辦人翻到哪一頁就找到哪一份。這一道功夫，換回的通常是少一輪補正、少一次排隊。

對申請人、地主與業者的意義：先排順序，再談分工與下一步

對申請人、地主與業者來說，結論是一個判斷順序：先看土地文件過不過分區，再看前置核定拿到沒，接著進入建築師圖說與技師簽證，最後用一致性檢查把身分、地號、面積、版次與簽章橫向對齊。順序反了，每一步都在為前一步補洞。分工上，土地與登記文件由申請人申領；圖說與計算由建築師與技師負責；前置核定各找對應技師；切結、委託、卷宗整理與補正回覆最容易被忽略卻最常退件，適合交給熟悉審查端的人統籌，也就是一般所說的建造執照代辦、建築執照代辦或使照代辦。偉騰開發興業有限公司整合配合建築師與技師，承辦全台各縣市建照申請與使照案件的文件整備、預審與補正回覆。下一步：把使用執照或建物登記謄本、現況照片、平面概況，連同已收到的補正通知或查報公文傳過來，先做書面初判，再決定哪些文件要補、哪些圖要改。

自我檢查清單

• 申請人身分證明文件與法人登記證明文件，負責人資料須為最新版
• 土地登記謄本、地籍圖謄本與土地使用分區證明，以送件日為準申領
• 土地使用同意書，附全體共有人的身分證明與印鑑證明
• 建築師簽證的設計圖說與《建築技術規則》檢討表，全套同一版次
• 結構計算書與結構圖，由技師依最後版本平面簽證
• 消防安全設備圖說，供公眾使用建築物適用
• 水土保持計畫核定、環境影響評估審查結論等前置核定函與核定圖，含附款履行說明
• 起造人切結書、委託書（含代為簽收公文授權）與承造人、監造人文件
• 使用執照申請階段：竣工圖說、施工勘驗紀錄、竣工照片、消防查驗合格文件
• 變更使用階段：原使用執照與原核准圖說、所有權人同意文件、使用類組檢討

常見錯誤

• 用舊謄本、舊登記資料送件，負責人或地號早已變動而不自知
• 建築圖改版後，結構計算書與消防圖說沒有跟著換版，三套圖各說各話
• 切結書直接套範本，切結了本案根本不存在的事項
• 委託書沒寫代為簽收公文，補正通知寄到沒人收，期限白白流掉
• 前置核定還沒取得或已變更，就先把建照送進窗口
• 既存夾層、增建沒先做違建就地合法評估，竣工圖畫成原始狀態，使照過不了
• 補正只換被挑到的那一張，其他文件版次沒同步，下一輪再被退
• 收到補正通知先擱著，快到期才動，來不及重新簽證與申領文件

官方參考資料

• 建築法（全國法規資料庫）
• 消防法（全國法規資料庫法規搜尋）
• 內政部國土管理署

常見問題

建照申請被退件怎麼補？補正通知上寫的每一條都要回嗎？

每一條都要回，而且要逐條對應通知的編號。結論是先分類再動手：純補文件的直接補、要改圖的請建築師換版並全套重簽、補不了的評估改設計或回復現況。回覆時附一份補正說明與新舊版對照，全案版次統一，舊版抽掉。期限來不及，屆期前先申請展延；對理由有異議，以書面陳述意見附依據。

建照申請要準備哪些文件？可以先列一張清單給我嗎？

可以，本文的檢查清單就是。核心分五組：申請人身分與登記文件；土地登記謄本、地籍圖與分區證明，加上不是地主時的土地使用同意書；建築師簽證圖說與技師結構計算；水保、環評等前置核定；切結、委託與承造監造文件。每一組由不同的人取得或簽證，送件前用同一份核對表對齊名稱、地號、面積與版次，再逐頁補章。

建照申請的文件誰負責取得？我自己要跑哪些？

分工固定：身分證明、登記資料、土地登記謄本、地籍圖與分區證明由申請人向登記機關與地政機關申領；設計圖說、面積計算與竣工圖由建築師簽證；結構計算由技師簽證；水土保持等前置核定委託對應技師擬具並送主管機關核定；切結書與委託書由起造人本人簽章。委託建造執照代辦時，統籌者負責把這些人的產出對齊成一套卷宗，並處理補正回覆。

建照申請文件裡最容易出錯的是哪一份？

最容易出錯的不是最厚的圖說，而是最薄的切結書與委託書，其次是謄本時效。切結書常直接套範本，切結了本案不存在的事項；委託書常漏寫代為簽收公文，補正通知寄到沒人收。謄本則常用簽約時申領的舊版送件，地號或所有權人早已變動。送件前把這三份重新對照申請事項與最新登記資料，能擋掉大半退件。

使用執照申請被退，說現況跟核准圖不符，要怎麼補？

先弄清楚差在哪、差多少。施工中改隔間、加夾層或陽台外推，現況若仍合規，先由建築師辦變更設計讓圖說跟上現況，再重新申請使用執照；現況不合規，就要回復原核准狀態再補拍竣工照片送件。這類退件不是補一張文件能解決的，關鍵在判斷「改圖」還是「改現場」哪一條路走得通，判斷錯了兩邊都會退。

老房子的原核准圖說調不到，變更使用執照的文件怎麼準備？

原圖調不到，就用現況測繪補上，由建築師依實測繪製現況平面並簽證，同時比對建物登記謄本記載的面積與層數。若現況有夾層或增建，先做違建就地合法評估，把可補辦與應回復的部分分開，再進行使用類組檢討與消防圖說。直接拿現況圖套變更用途，多半會在審查時被要求說明差異來源，等於多跑一輪。

建照申請找誰辦？建築師和代辦公司的分工是什麼？

圖說與簽證是建築師與技師的事，代辦負責的是其餘環節：判讀土地分區與前置核定順序、申領與核對登記文件、擬具切結與委託、整卷、送件、簽收補正通知與逐條回覆。偉騰開發興業整合配合建築師與技師承辦全台各縣市建照申請與使照代辦，加 LINE「偉騰開發」傳謄本、現況照片與已收到的公文，先做免費書面初判，初判後再約時間細談。

建照申請文件先幫您預審

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