土地與案件資料庫系統導入流程完整版：前提判讀、分工、資料交付順序、驗收追問、補正到上線後義務十一節

作者 Bo Wei・偉騰開發興業有限公司・發布 2026-10-24・更新 2026-10-24（由前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持）

土地與案件資料庫系統的導入流程不是「找廠商、開發、上線」三步，而是從判斷事務所到底需不需要客製開始，經過分工表、資料交付順序、規格、原型、分階段開發、試匯核對、驗收追問、補正、切換上線，最後落到上線後的個資與備份義務。本篇把這十一節逐一攤開，每節給一張表、一份清單或一條時間軸。

土地與案件資料庫系統導入成功的關鍵，是在第一節就判斷清楚事務所的在辦案件數、案件壽命與交接頻率是否已經超過試算表的負荷；判斷為是，後面十節流程才有意義，判斷為否，本所會直接建議用固定建檔規則加套裝工具，而不是硬推客製。

多數事務所把導入想成「把試算表搬進系統」，所以第一個問題問的是畫面長什麼樣；但真正決定能不能用的，是資料表以什麼為主鍵、舊資料怎麼對應、到期提醒由誰收、外部協力能看到哪一層。這些問題在資料交付與規格兩節就要定案，拖到開發階段才改，等於重做。

以下十一節依導入時序排列：前提判讀、分工表、資料交付順序、需求與規格、原型試用、分階段開發、舊資料試匯與核對報告、驗收會問什麼、補正回合、切換上線與教育訓練、上線後義務；整體以三到四個月為量級，案件類型越多、歷史資料越雜，時間越往後。

第一節 前提判讀：三個問題決定要不要做土地與案件資料庫系統

判讀清單：導入前先回答三個問題。

1. 其一，在辦案件是否長期超過數十件，且每件都要追蹤半年以上的期限與文件；
2. 其二，同一筆土地是否常有多個案子，需要用地號把歷年紀錄串起來；
3. 其三，承辦人交接時是否每次都要重問一次案件現況。

三題都是，試算表的風險已高於建置負擔，進入第二節；只有一題是，先用固定的資料夾結構、檔名規則與一張共用試算表撐住，半年後再評估；都不是，本所會在書面初判直接說明不必開發。人數不是判斷依據，三個人的事務所案件壽命長一樣適合，十個人的事務所案件都短也未必需要。

第二節 分工表：事務所、本所與外部協力各負責什麼

分工表：事務所負責提供現行試算表、案件類型與階段說明、角色清單、匯出檔與報表範例，指定一位專案窗口，並在原型與驗收階段安排承辦人實際操作。本所負責需求訪談、資料表設計、規格書、原型、開發測試、轉換程式與核對報告、教育訓練與部署文件。

外部協力，例如測量公司或技師，只在上線後以外部協力角色登入指定案件，不參與導入。雲端帳號、網域與資料庫一律登記在事務所名下，由事務所提供管理權限給本所部署，上線後可以收回。分工表在第一次訪談就簽認，之後每一節的交付物都對回這張表。

第三節 資料交付順序：五份文件先後怎麼給

交付時間軸：

1. 第一份是目前管理案件用的試算表與資料夾結構、檔名規則範例，這是資料表設計的原料，訪談前就要給。
2. 第二份是案件類型清單與各類型的階段、文件、期限說明，用來定義案件狀態機，訪談時逐類確認。
3. 第三份是使用者角色清單，含負責人、承辦人、助理、外部協力，規格階段用來設計權限分層。
4. 第四份是既有系統或雲端硬碟的匯出檔與權限需求，試匯前交付即可，但要先確認匯出格式。
5. 第五份是常用報表格式範例，月報、收款表、逾期清單，可以在開發第二階段再給。

順序錯了最常見的後果是先畫了畫面才發現案件類型沒對齊，原型要重做。

第四節 需求訪談與規格：以地號與委託案為主鍵的資料表設計

規格重點：

土地與案件資料庫系統的主鍵是地號與委託案，不是客戶也不是任務；謄本、申請書、公文往來、期限與收款都掛在案件底下，查地號能看到歷年全部紀錄。

訪談時逐一確認四件事：

每種案件類型的階段名稱與順序、每個階段要留的文件與期限類型、哪些欄位要能從地號自動帶入或日後串接官方查詢、哪些欄位依角色遮罩。

規格書包含資料表設計、權限矩陣、提醒規則表與分期範圍，由事務所專案窗口簽認後凍結，之後的變更走變更單。欄位命名沿用本所承辦土地案件的用語，承辦人不必重新學一套名詞。

第五節 原型試用：承辦人要點過的四個畫面

原型清單：規格簽認後先做可點選原型，不寫後端。

承辦人要親自點過四個畫面：

• 建檔畫面，看輸入地號後帶出的欄位是否夠用、必填項是否合理；
• 查詢畫面，用地號、當事人與案件狀態三種方式各查一次；
• 提醒畫面，確認補正期限、許可效期這類提醒的節奏與收件人設定；
• 文件畫面，確認上傳、版本與下載的流程與現行資料夾習慣能否銜接。

每個畫面由實際使用者試用後寫下修正意見，修正後再定稿。原型階段改一個畫面的成本遠低於開發後改，所以這一節寧可多花一週也不要省。

第六節 分階段開發：核心建檔與提醒先行、報表後補

分期對照：第一期做案件建檔、文件歸檔、期限提醒與基本查詢，這四項是承辦人每天都會用到的核心，先上線讓資料開始累積。第二期做收款紀錄、月報、收款表與逾期清單等報表，等第一期資料養了一段時間，報表才有東西可看。

第三期才是地號查詢串接、LINE 官方帳號通知、報價請款與會計匯出等整合。每一期有獨立的測試案例與驗收項目，事務所可以在第一期上線後就開始使用，不必等整套做完。分期的另一個用意是讓事務所用真實資料驗證規格，第二期的報表欄位常會因為第一期的使用經驗而調整。

第七節 舊資料試匯與核對報告：三類差異怎麼看

差異分類：本所取得匯出檔後寫轉換程式對應欄位，在測試環境試匯一次，產出核對報告。

報告把差異分三類：

• 地號格式不一致，例如同一筆土地在不同試算表寫法不同，要由承辦人確認是同一筆還是不同筆；
• 當事人重複，同一個人在多個案件以不同寫法出現，要決定合併或保留；
• 缺檔，案件有紀錄但資料夾找不到對應文件，要決定補掃描或標示遺失。

核對報告逐筆列出差異與建議處理方式，由事務所確認後，本所依確認結果修改轉換規則再試匯一次，差異歸零才排正式匯入。歷史文件依案件與階段歸檔並統一檔名規則，之後搜尋才找得到。

第八節 驗收會問什麼：五項驗收標準

驗收清單：驗收時本所與事務所依規格書逐項測試，標準有五項。

1. 其一，規格書列出的每個功能都有測試案例並通過，由實際使用的承辦人操作而非本所示範；
2. 其二，匯入資料逐筆核對無差異，以核對報告最後一版為準；
3. 其三，提醒通知實測送達，用一個真實案件把補正期限設在隔天，確認負責人與承辦人各收到該收的層級；
4. 其四，各角色權限測試通過，特別是外部協力帳號只看得到指定案件的指定階段；
5. 其五，備份可實際還原，不是看到備份檔存在就算。

五項全過才簽驗收，任何一項未過進入第九節補正。

第九節 補正回合：差異怎麼修、誰修、何時再測

補正對照：驗收未過的項目分成三種來源，處理方式不同。

來源是程式錯誤，由本所修正後在測試環境重測，事務所只需再確認該項；來源是資料問題，例如核對報告有漏確認的差異，由事務所補確認後本所重新試匯；來源是規格理解落差，例如提醒節奏事務所想的和規格寫的不同，先回到規格書看簽認內容，屬規格內的由本所調整，屬規格外的走變更單並評估是否影響時程。

每一回合補正都更新驗收紀錄，列出未過項目、來源、負責方與預計重測日，讓雙方看同一份清單，而不是在訊息群組裡各記各的。

第十節 切換上線與教育訓練：角色別怎麼排

上線時間軸：切換日避開事務所的收件高峰與月底收款結算。切換前一週做角色別教育訓練，負責人看案件總覽、報表與權限管理，承辦人看建檔、歸檔與提醒處理，助理看文件上傳與基本查詢，每場錄影供日後新進人員使用。

切換日正式匯入最後一版資料，舊試算表設為唯讀保留備查。上線第一個月本所每週檢視使用紀錄與回報，把卡住的欄位與步驟立刻修掉；最有效的推力是負責人只在系統上看案件與簽核，承辦人自然放下試算表。並行期以新系統連續兩次月報都能從系統直接產出為結束條件。

第十一節 上線後義務：個資安全維護、備份檢查與帳號管理

義務清單：系統上線不是流程終點，事務所從此承擔三項持續義務。

1. 其一是《個人資料保護法》的安全維護：當事人身分證字號與聯絡方式依角色遮罩、登入雙重驗證、所有存取留紀錄，本所交付文件逐項列出這些措施供事務所自我檢核。
2. 其二是備份檢查：每日自動備份並保留多個還原點，每季實際還原一次確認可用，由維運合約約定由本所或事務所資訊人員執行。
3. 其三是帳號管理：離職帳號即時停用，外部協力帳號在案件結案後自動失效。

《電子簽章法》與《著作權法》的部分則在交付時已處理：文件版本與操作者紀錄作為電子紀錄完整性的佐證，原始碼、資料庫與文件歸事務所所有，日後換團隊搬得走。

自我檢查清單

• 前提判讀三問已回答，確認在辦案件數、案件壽命與交接頻率超過試算表負荷
• 分工表已簽認，雲端帳號、網域與資料庫登記在事務所名下
• 五份資料依順序交付，案件類型清單與階段說明在訪談前就已整理
• 規格書以地號與委託案為主鍵，權限矩陣與提醒規則表已由專案窗口簽認
• 四個原型畫面由實際承辦人試用並留下修正意見
• 核對報告三類差異已逐筆確認，差異歸零後才正式匯入
• 五項驗收標準全部通過，備份已實際還原一次

常見錯誤

• 沒做前提判讀就開案，三個月後發現固定建檔規則加套裝工具就夠用，開發費用白花
• 案件類型清單在畫面做好後才整理，原型與資料表全部重排
• 以客戶為主鍵設計資料表，同一筆土地的多個案子串不起來，查地號看不到歷年紀錄
• 跳過原型直接開發，承辦人第一次看到畫面已是驗收，修改成本翻倍
• 核對報告的差異由本所自行決定處理方式，正式匯入後事務所才發現當事人被錯誤合併
• 切換日排在月底收款結算週，承辦人同時應付舊試算表與新系統，並行期拖過三個月

官方參考資料

• 個人資料保護委員會籌備處（案件資料庫上線後安全維護義務與事故通報指引的主管機關入口）
• 個人資料保護法全文（事務所蒐集、處理與利用當事人資料的安全維護依據）
• 電子簽章法全文（案件文件版本、時間戳記與操作者紀錄的效力依據）
• 著作權法全文（委託開發的程式、資料庫與文件歸屬以契約約定的依據）

常見問題

土地與案件資料庫系統的導入流程，哪一節最容易被跳過？

前提判讀與原型試用最常被跳過。前提判讀被跳過的結果是開發了事務所其實不需要的系統；原型被跳過的結果是承辦人第一次看到畫面已經是驗收，改一個欄位要動資料表與程式。這兩節加起來不到三週，卻能避免後面十週的返工。

舊資料的核對報告要看多久？事務所要派誰看？

核對報告的三類差異都需要熟悉案件的人判斷，建議由承辦最多案件的那位承辦人與負責人各看一遍：地號格式差異與缺檔由承辦人確認，當事人重複的合併決定由負責人拍板。時間依歷史資料量而定，差異越多回合越多，所以匯出檔要在試匯前就先清掉明顯的重複列。

上線後本所還會參與多久？

上線第一個月本所每週檢視使用紀錄與回報並修正卡點，之後依維運合約約定備份檢查、更新與欄位調整的範圍與回應方式；事務所也可以交給自己的資訊人員，本所提供部署文件與交接說明。資料、資料庫與原始碼都在事務所名下，日後要換團隊也搬得走。

案件資料庫導入初判

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