抵押權設定與塗銷應備文件清單：每份怎麼取得、常見退件原因與補正方法

抵押權設定與塗銷登記的每一份文件，由誰取得、地政事務所審什麼、為什麼被退件，本文逐一拆解。從登記申請書、設定契約書、印鑑證明到清償證明與塗銷同意書，附送件前自檢清單與補正回覆方法。

抵押權設定是把土地或建物提供給債權人作為債權擔保，向地政事務所申辦登記，讓抵押權在登記簿上成立並取得順位的程序。設定與塗銷各有一套文件，缺一份就是一張補正通知。

這篇只談應備文件與退件補正：每一份文件由誰取得、地政事務所翻開卷時看什麼、最常在哪一欄被退，以及退件後怎麼補到位。流程時序、順位風險與私人借貸抵押的安全做法，本站另有專文，這裡不重複。

偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持）承辦全台各縣市抵押權設定、抵押塗銷與內容變更登記，由具地政士證照的人員整備文件並送件。公部門審件的習慣帶進每一案：送件前先把謄本、身分文件與契約書逐欄對過，避免案子卡在補正往返。

抵押權設定登記，為什麼文件是審查的第一關

登記機關收到抵押權設定或塗銷的申請，先做的不是判斷債權真假，而是逐份核對文件是否齊備、是否互相一致。《土地登記規則》規範登記申請應檢附的文件與補正、駁回的處理，登記簿只反映文件記載的內容，所以審查人員看的是申請書、契約書、身分證明、印鑑證明與權利書狀之間能否彼此印證：義務人是不是登記名義人、蓋的章是不是印鑑證明上那一顆、標的地號建號有沒有寫錯。任何一處對不上，案件不會進入實體審查，而是直接發補正通知。對申請人而言，文件關過不了，撥款與交屋時點跟著往後推；塗銷案則是抵押繼續掛在謄本上。許多案件卡關的原因不是資格不符，而是文件本身。把文件當作審查的第一關而不是形式手續，是不動產抵押登記能否一次過件的分水嶺。

登記申請書與抵押權設定契約書：由誰填、審什麼

登記申請書由申請人或代理的地政士填寫，載明登記原因、標的、權利人與義務人資料及委任關係；抵押權設定契約書則由債權人與所有權人雙方簽章，是登記機關認定抵押權內容的依據，《民法》物權編對抵押權內容的要求，最終都要落在契約書欄位上。銀行貸款抵押的契約書多由銀行端提供格式並填妥債權資料，義務人負責核對後用印；私人借貸抵押則由雙方自行填寫或委由地政士代填。審查時逐欄核對：債權額或最高限額的數字與大寫是否一致、擔保債權的種類與範圍有沒有漏填、設定權利範圍是否等於義務人的持分、標的地號建號與謄本是否相符、雙方姓名住所是否與身分文件一字不差。契約書填載錯誤是設定案最常見的退件原因，且更正處要由當事人蓋章確認，錯得多就重填一份，比補正往返省時。

義務人與權利人的身分文件與印鑑證明

義務人是提供不動產擔保的所有權人，權利人是債權人；兩者的身分證明文件都要附，但印鑑證明主要針對義務人，因為設定與塗銷都是處分登記名義人權利的行為。印鑑證明由義務人向戶籍所在地的戶政機關申領，登記機關會核對申領時間是否在受理認定的有效期間內、印鑑章與契約書、申請書上的印文是否同一顆。審查最常揪出三種問題：用便章或新刻的章蓋契約書，與印鑑證明的印文不同；印鑑證明逾期或用途註記與登記案不符；當事人改名、換身分證後，身分文件與謄本記載的姓名或住所對不起來。補正方法分別是以印鑑章重新用印、重新申領印鑑證明，以及先辦或併辦登記名義人的姓名或住址變更，讓身分文件、謄本與契約書三者回到同一個人。

權利書狀與不動產登記謄本：擔保標的的文件

義務人手上的土地與建物所有權狀，是設定登記必附的權利書狀，登記機關會在書狀上註記他項權利後發還。不動產登記謄本則是送件前由任何一方向地政事務所或透過全國地政電子謄本系統調閱，用來核對登記名義人、住所、權利範圍與既有他項權利。實務上兩份文件的問題不同：書狀多半是遺失或找不到，謄本多半是調得太早，送件時登記簿已有新的變動。書狀遺失時不能以切結代替，要先由所有權人向地政事務所申請書狀補給，補給程序含公告期間，設定要等補給完成才能接續辦理，這是最常拖慢撥款的文件缺口之一。謄本的處理較單純：送件前重新調閱最新一份，逐欄與契約書比對，尤其注意謄本上的產權擔保狀態，是否有尚未塗銷的舊抵押或其他限制登記，這些會直接影響本次設定的順位與能否受理。

債權證明與最高限額約定：擔保範圍的文件

登記機關不審債權是否真的成立，但契約書上的擔保範圍要能自圓其說，所以貸款或借貸契約多數時候是核對用的佐證，而不是必附的登記文件。銀行貸款抵押由銀行依核貸條件填寫債權額或最高限額，義務人只需核對；私人借貸抵押則要雙方先把借款本金、利息與清償方式談定，再決定寫普通抵押的確定債權額，還是寫最高限額抵押。最高限額抵押所擔保的，是約定範圍內陸續發生的一串債權，契約書要把擔保債權的種類與範圍、最高限額寫明，漏填範圍或把最高限額寫成單筆借款金額，都是常見的退件點。塗銷時債權證明扮演另一個角色：清償證明所載的債權，要與謄本上登記的抵押權在債權人名稱、擔保金額與標的上互相對應，對不上就會被要求由債權人補具說明。設定順位、二胎設定評估的風險判斷，本站另有專文，這裡只提醒把擔保範圍寫對。

抵押塗銷登記文件：清償證明與塗銷同意書

抵押塗銷登記的文件全部繞著一件事：證明債權人同意消滅這個抵押權。銀行債權清償後，通常由銀行出具清償證明、抵押權塗銷同意書，並交還他項權利證明書；所有權人拿著這三份，加上自己的身分證明與登記申請書，就能單獨向地政事務所申辦塗銷登記。私人債權人的塗銷則多半要債權人出面或出具附印鑑證明的塗銷同意書，因為登記機關要確認同意消滅權利的人就是登記簿上的抵押權人。最常見的缺漏有三類：只拿到清償證明卻沒有塗銷同意書，登記機關無法認定債權人同意塗銷；他項權利證明書遺失，要由抵押權人出具切結說明；債權銀行合併、改名後，文件上的名稱與謄本登記的抵押權人不同，要補銀行的變更登記證明文件銜接。清償證明申請與塗銷同意書處理，是塗銷案最常需要代為洽取的兩份文件。

法人當事人、委託書與切結書

權利人是銀行或公司、義務人是公司名下不動產時，身分文件改由法人文件組成：法人登記證明文件、代表人的身分證明，以及法人與代表人的印鑑或簽章證明，審查重點是代表人有沒有代表權、印文是否一致。委託文件則決定代理權：由地政士代理送件時，登記申請書的委任關係欄要填妥並由委託人簽章，代理人另檢附證照資料。切結書用來補足登記機關無法從其他文件確認的事實，例如他項權利證明書遺失，內容要具體寫出切結事項與責任承擔，空泛的一句「一切屬實」不會被接受。這一組文件被退件的原因多半不是缺，而是漏簽、漏章或代表人與登記資料不同；補正時要回到源頭，重新出具而不是補一顆章了事。《地政士法》規範代理人的資格與責任，委託他人送件時，先確認對方確實具備地政士證照。

最常見的退件與駁回原因

把設定與塗銷案的補正通知攤開來看，退件原因集中在五類。第一是契約書填載錯誤：債權額大小寫不一致、擔保範圍漏填、地號建號或權利範圍與謄本不符。第二是印鑑不符：便章蓋契約書、印鑑證明逾期、改名換證後身分文件與登記資料對不上。第三是權利書狀問題：所有權狀遺失未先辦補給，或附的是舊書狀。第四是塗銷文件缺漏：只有清償證明沒有塗銷同意書、他項權利證明書缺附又沒有切結、債權人名稱與謄本不同。第五是程序與規費：代理人未載明委任關係、規費未依通知繳納、申請書漏簽。五類裡最花時間的是第三與第四類，因為要向第三方取得文件，等待期間可能超過補正期限；其餘多半是自己重填、重蓋就能補齊。先在送件前做完一致性檢查，比收到通知才動手，省下的是整個撥款時程。

補正通知的期限與回覆方式

登記機關審查後認為文件有缺漏或錯誤，會發出補正通知，載明每一項缺失、補正方式與應補正的期限；期限以通知書記載為準，收到當天就要開始算。回覆方式不是寫一封說明信，而是把通知列出的每一項對應到具體文件：該重填的重填、該重蓋的以印鑑章重蓋、該補附的原件補附，並在期限內送回受理的地政事務所。實務上最容易失手的有兩點：其一，只補了自己覺得重要的一項，其他項目沒補，登記機關會再發第二次通知或直接駁回；其二，補正需要向銀行、債權人或其他機關取得文件，來不及在期限內拿到，卻沒有及早評估先撤回、備齊後再送件，等到被駁回才處理。逾期未補正，申請會被駁回，已繳規費能否退還依登記機關通知辦理，要重新備齊文件另案送件；對駁回不服，可依通知書所載方式提起訴願。

送件前的文件一致性檢查與自我檢查清單

一致性檢查的核心只有一句話：同一個人、同一筆不動產、同一個金額，在每一份文件上都要長得一樣。人的一組：義務人與權利人的姓名、身分證統一編號、住所，以謄本為基準，逐一對身分證明、印鑑證明、契約書與申請書，任何一處差一個字都要先辦變更或重新出具。標的一組：地號、建號、面積、權利範圍，以最新調閱的不動產登記謄本為基準，對契約書與申請書；書狀上的記載若與謄本不同，以謄本為準並確認書狀是否為現行有效的那一份。金額一組：債權額或最高限額的數字與大寫、擔保債權範圍，對貸款或借貸契約與契約書。三組都對完，再回頭檢查每一份文件的簽章：該蓋印鑑章的地方是否用了同一顆、每一頁該簽的地方有沒有漏、日期是否填妥。這道檢查花不了多少時間，省掉的是整個補正循環。

對申請人的意義與下一步

對申請人而言，抵押權設定與塗銷的文件不是形式，而是撥款、交屋與產權能否乾淨處分的前提。設定案文件慢一份，銀行撥款就延一步，買賣交屋跟著誤點；塗銷案文件缺一份，清償多年的貸款抵押仍掛在謄本上，下次過戶才回頭找銀行補件。下一步可以這樣走：先調最新的不動產登記謄本，確認登記名義人、住所與既有他項權利；再依案型列文件清單，設定案盯契約書與印鑑證明，塗銷案盯清償證明、塗銷同意書與他項權利證明書；最後做一次三組一致性比對，才送件。分工上，義務人負責印鑑證明與權利書狀，債權人負責契約書債權欄位與塗銷文件，地政士負責申請書、比對與送件追蹤。偉騰開發興業有限公司以具地政士證照的人員承辦全台各縣市的抵押設定、抵押權塗銷與內容變更登記，把文件在送件前對齊，讓每一案都以一次過件為目標。

自我檢查清單

• 登記申請書：登記原因勾對設定或塗銷，權利人、義務人資料與委任關係欄填妥並簽章
• 抵押權設定契約書：債權額或最高限額的數字與大寫一致，擔保債權範圍、地號建號、權利範圍與謄本相符
• 義務人印鑑證明：在受理認定的有效期間內，契約書與申請書都用同一顆印鑑章
• 權利人與義務人身分證明文件：姓名、住所與謄本記載一字不差，改名換證者先辦變更
• 土地與建物所有權狀：確認是現行有效的那一份，遺失者先向地政事務所申請書狀補給
• 不動產登記謄本：送件前重新調閱最新一份，核對登記名義人與既有他項權利
• 貸款或借貸契約：作為核對佐證，債權人、金額與清償方式與契約書填載一致
• 清償證明與塗銷同意書：塗銷案由債權人出具，債權人名稱與謄本上的抵押權人相同
• 他項權利證明書：塗銷案隨案繳回，遺失時由抵押權人出具切結說明
• 法人文件、委託書與切結書：法人登記證明與代表人資料齊備，代理送件的委任關係載明，切結內容具體

常見錯誤

• 契約書債權額只寫數字沒寫大寫，或兩處金額不一致，整份契約書被退回重填。
• 用便章蓋設定契約書，與印鑑證明上的印文不是同一顆，被認定印鑑不符。
• 送件當天才發現所有權狀早年遺失，設定案卡在書狀補給的公告期間，撥款跟著延後。
• 塗銷只向銀行拿了清償證明，沒一併索取塗銷同意書與他項權利證明書，多跑一趟。
• 義務人搬家多年，身分證住址與登記簿住所不同，卻沒同時辦住址變更登記。
• 債權銀行合併或改名後，塗銷文件沿用舊名稱，與謄本上登記的抵押權人對不起來。
• 委託代理卻沒在申請書載明委任關係，登記機關無法認定代理權，整案退回。

官方參考資料

• 民法
• 土地登記規則
• 土地法
• 地政士法
• 內政部地政司

常見問題

抵押權設定要準備哪些文件？

核心是登記申請書、抵押權設定契約書、義務人的印鑑證明與印鑑章、雙方身分證明文件，以及土地與建物所有權狀；貸款或借貸契約多作為核對佐證。送件前另調一份最新的不動產登記謄本，逐欄比對登記名義人、住所、地號建號與權利範圍，這一步做完，多數退件原因就已經排除。

抵押權設定被退件怎麼補正？

先看補正通知列了幾項，逐項對應到文件：契約書填錯就由當事人在更正處蓋印鑑章或重填一份；印鑑不符就以印鑑章重新用印或重新申領印鑑證明；書狀遺失要先辦補給。全部補齊後在期限內送回原受理的地政事務所，只補一部分會再收到通知，逾期則被駁回要重新送件。

抵押權設定找誰辦？文件由誰負責準備？

登記可由權利人與義務人會同向地政事務所申請，也可委託具地政士證照者代理送件；《地政士法》規範代理人的資格與責任，委託前先確認對方具備證照。分工上，義務人負責印鑑證明與權利書狀，銀行或債權人負責契約書債權欄位，地政士負責申請書填載、文件一致性比對與送件後的追蹤。

抵押塗銷登記銀行給的文件夠不夠？還缺什麼？

銀行清償後通常交付清償證明、抵押權塗銷同意書與他項權利證明書三份，這三份加上所有權人的登記申請書與身分證明，就可以向地政事務所申辦塗銷登記。常見缺口是只拿到清償證明、他項權利證明書早年遺失，或銀行合併改名後文件名稱與謄本上的抵押權人不同，這三種都要回頭請銀行補文件或出具說明。

所有權狀遺失了還能辦抵押權設定嗎？

可以，但要先辦書狀補給。所有權狀是設定登記必附的權利書狀，遺失時不能以切結書代替，須由所有權人向地政事務所申請補給，補給程序含公告期間，完成後才能接續送設定案。配合銀行撥款的案件，一發現書狀找不到就要立刻啟動補給，否則整個撥款與交屋時序都會往後推。

印鑑證明過期或印章蓋錯，抵押設定會被退件嗎？

會。登記機關核對的是印鑑證明上的印文與契約書、申請書上的印文是否同一顆，以及印鑑證明是否在受理認定的有效期間內；便章、新刻的章或逾期的證明都會被要求補正。補正方法是以印鑑章重新用印，或由義務人重新申領印鑑證明；改名或換身分證後，還要一併處理姓名或住所與謄本不一致的問題。

抵押權設定契約書填錯可以塗改嗎？

小幅錯誤可由當事人在更正處蓋章確認，但債權額、擔保範圍、地號建號這類核心欄位一旦寫錯，重填一份比塗改更保險，因為登記機關對核心欄位的更正審得嚴，塗改痕跡多的契約書常被整份退回。填寫前先把最新謄本、身分文件與貸款或借貸契約攤在一起逐欄抄錄，填完再由另一個人覆核一次，是避免這類退件最有效的方法。

債權銀行已經合併或改名，抵押塗銷同意書找誰開？

找承受該債權的現存銀行。合併後原銀行的債權與抵押權由存續或新設的銀行承受，塗銷同意書、清償證明由現在的銀行出具，並附上能證明承受關係的變更登記證明文件，讓登記機關把謄本上的舊名稱與現在的出件銀行接起來。這類案件文件往返時間長，建議在決定過戶前就先啟動。

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