報價、請款與案件管理系統：報價單系統・請款單管理

定義:報價請款系統是以案件為主軸，把報價版本、請款單與收款紀錄串成一條線，隨時看得到每一案做到哪、收到哪的系統。

報價請款系統以案件為主軸，報價一鍵變請款

報價單存在各自的電腦裡，檔名裡的「最終版」後面還有「最終版二」；請款時重新打一份，收款對帳靠記憶，老闆問這一案到底收了幾成，沒人答得出來。偉騰開發的報價請款系統以案件為主軸：一案多個報價版本、多期請款、多筆收款全部掛在同一筆案件底下，報價定稿後一鍵轉成請款單，列印版型、收款提醒與對帳報表一次做好。

接案型的公司有一個共同的痛：每一案都要報價、改價、再報價，成交後分期請款、分次收款，而這整條線散在三個地方。報價單是業務電腦裡的 Excel，版本靠檔名區分；請款單是會計另外打的 Word；收款則記在存摺與腦袋裡。

客戶打來問「上次那版報價是多少」，業務要翻半天；會計月底要對哪一案收了幾成，只能把三份東西攤開人工比對。案件一多，漏請款、重複請款、報價與請款金額對不上，就成了常態，而這些錯誤每一筆都直接影響現金。

偉騰的做法是把「案件」當成系統的中心，而不是把報價單或請款單當中心。每一筆案件底下掛客戶、聯絡人、報價的每一個版本、每一期請款單與每一筆收款，任何一張單據都能回到它所屬的案件。

流程設計從你現有的報價單與請款單樣本開始：

• 先把項目庫整理好，讓業務用選的不用打的；
• 再定版本規則，報價送出後修改就自動產生新版本，舊版保留；
• 報價定稿後一鍵轉成請款單，可依期數拆分，金額與項目直接帶入不重打。

權限依角色分：業務看自己的案件、會計看全部請款與收款、老闆看總表與逾期清單。

交付給你的是可運作的系統、需求規格書、測試紀錄、操作手冊、原始碼與部署文件，資料庫與雲端帳號登記在公司名下。功能涵蓋案件建檔、報價項目與版本、請款單與收款紀錄、列印版型，報價單一鍵轉請款單；資料結構為日後的欄位增補預留，每次調整都以移轉程序帶著舊案件升級。上線後可依書面範圍委託維運：更新、備份、監控、版型調整與每月的逾期收款檢視；要接電子發票或客戶管理系統時，再以 API 擴充。

服務重點

• 案件是中心，單據都掛在案件下：報價、請款、收款若各自獨立，對帳永遠要人工比對。以案件為主軸後，一案可以有多個報價版本、多期請款與多筆收款，任何一張單都能回到所屬案件，案件頁一眼看到報了多少、請了多少、收了多少、還差多少。這個結構是整套系統的骨幹，比任何功能都重要。
• 項目庫讓報價用選的，不用打的：報價錯誤多半來自重打：品名打錯、單位不一致、同一項目在不同業務手上有不同價格。先把常用項目整理成項目庫，含名稱、規格、單位與參考單價，報價時從庫裡選取並調整數量，特殊項目才手動新增並回存。項目庫也是日後統計「哪些項目最常成交」的基礎。
• 版本留痕，報價不再有「最終版二」：報價送出後每一次修改都產生新版本，舊版保留且可對照差異，客戶確認的是哪一版、依哪一版請款，系統記得清清楚楚。版本規則同時解決內部爭議：業務說報過的價、會計請款的金額、老闆記得的折讓，都回到同一份紀錄上，而不是各自的檔案。
• 一鍵轉請款，分期與收款自動對帳：報價定稿後直接轉成請款單，項目與金額帶入不重打，可依合約拆成訂金、期中、尾款多期；每一筆收款登錄後自動對到請款單，案件頁即時顯示已收與未收。逾期未收的請款單進入提醒清單，會計不必翻存摺比對，老闆每週收到一份逾期摘要。
• 列印版型與電子憑證要能見客：報價單與請款單是客戶看得到的文件，版型要有公司識別、條款、簽章欄與版本編號，一鍵輸出 PDF 寄給客戶。客戶線上確認報價時，確認紀錄與時間依《電子簽章法》的要件保存；需要開立電子發票的公司，可在請款單確認後串接財政部電子發票整合服務平台，發票作業方式沿用會計現行做法。

速查表

進行方式與時程

1. 流程與規格：整理項目庫、版本與分期規則，寫成規格書。
2. 原型與版型：畫面原型讓業務試開報價，列印版型同步定稿。
3. 開發與匯入：開發核心流程，匯入客戶與歷史報價並核對。
4. 上線與維運：真實案件驗收、教育訓練，依約維運與擴充。

法規依據(條號)

三種做法對照：Word／Excel 範本／雲端開票工具／客製報價請款系統

從報價到收款：每個階段系統記什麼、常見錯誤是什麼

官方書表、申辦入口與法規

• 法規條文:電子簽章法（全國法規資料庫）(法務部全國法規資料庫)
• 申辦入口:財政部電子發票整合服務平台：營業人開立作業說明(財政部)
• 法規條文:個人資料保護法（全國法規資料庫）(法務部全國法規資料庫)
• 申辦入口:經濟部商業發展署：中小企業數位工具資訊(經濟部商業發展署)

費用怎麼組成

費用依案件與單據流程的複雜度、列印版型數量、使用者角色與權限設計、歷史資料匯入範圍、電子發票或其他系統串接項目，以及上線後的維運範圍書面報價，流程訪談後才給正式估算。雲端主機與資料庫服務、電子發票加值中心與簡訊等第三方費用，由業主直接向供應商申請並支付。

平台規範視角

• 《電子簽章法》承認符合要件的電子文件與電子簽章效力，報價確認、請款通知改以線上方式進行時，系統要能保存可驗證的確認紀錄與時間，而不是只留一個勾選。
• 財政部電子發票整合服務平台對開立、上傳與作廢訂有格式與時限規範，請款單轉開發票的串接要依規範回寫狀態，發票作業本身仍由營業人依現行會計流程處理。

常見錯誤與返工原因

• 報價單各自存在業務電腦 → 版本對不上，請款金額與報價不一致
• 請款單人工重打 → 品名與金額打錯，客戶退回重開拖延收款
• 收款只記在存摺 → 沒人知道哪一案還差尾款，少收半年沒發現
• 沒有項目庫 → 同一項目三種名稱三種價，統計全部失真
• 報價與案件分開管 → 看不出哪些案子報了沒成交，成交率算不出來

常見痛點

• 報價單檔名「最終版」後面還有「最終版二」
• 請款時把報價重打一遍，金額還打錯
• 這一案收了幾成，只有會計翻存摺才知道
• 客戶問上次那版報價多少，業務翻半天
• 尾款忘了請，半年後才發現少收一筆

交付項目

• 案件、報價、請款、收款的資料結構與需求規格書
• 畫面原型與列印版型定稿
• 可運作的報價請款系統與測試紀錄
• 既有報價與客戶資料的匯入結果
• 原始碼、部署文件與操作手冊
• 維運計畫與擴充路線建議

建議準備文件

• 現行報價單、請款單與收據的範本（Word、Excel 或 PDF）
• 常用項目清單：名稱、規格、單位與參考單價
• 案件從詢問到結案的階段說明與分期請款慣例
• 使用者角色清單：業務、會計、主管各自能看與能改的範圍
• 公司識別檔、章戳影像與版型上的固定條款
• 電子發票平台帳號或加值中心資訊（若要串接）

法規依據

• 《電子簽章法》
• 《電子發票實施作業要點》
• 《個人資料保護法》
• 《著作權法》

細項業務全覽

• 案件建檔管理
• 客戶聯絡人歸戶
• 報價項目庫
• 報價版本管理
• 一鍵轉請款單
• 分期請款拆單
• 收款登錄對帳
• 逾期收款提醒
• 列印版型設計
• PDF 輸出寄送
• 成交率報表
• 電子發票串接

官方參考資料

• 電子簽章法（全國法規資料庫）
• 財政部電子發票整合服務平台
• 經濟部商業發展署

全台線上受理

• 台北報價請款系統
• 新北報價請款系統
• 桃園報價請款系統
• 新竹報價請款系統
• 苗栗報價請款系統
• 台中報價請款系統
• 彰化報價請款系統
• 南投報價請款系統
• 雲林報價請款系統
• 嘉義報價請款系統
• 台南報價請款系統
• 高雄報價請款系統
• 屏東報價請款系統
• 宜蘭報價請款系統
• 基隆報價請款系統
• 花蓮報價請款系統
• 台東報價請款系統
• 澎湖金馬報價請款系統

常見問題

報價請款系統要多久能上線？

核心的案件、報價版本、一鍵轉請款、收款對帳與列印版型以週為量級，項目庫與既有資料整理通常占前段時間；加上電子發票串接、客戶管理或報表模組，整體多在一到兩個月內完成。最花時間的是把現有報價單上的項目與條款整理成乾淨的項目庫，這一步我們會陪你一起做。

全台都能做嗎？我們在南部，需要你們來嗎？

能，各縣市都用同一套方式。報價單與請款單的範本透過共用空間交換，流程訪談與版型確認用視訊，驗收由你的業務與會計在自己的電腦上實際開一張報價、轉一張請款。多半不需要到場；若公司有多個部門要同時導入或希望集體教育訓練，再安排到場一次。

做完以後誰維運？報價與收款資料是誰的？

系統與裡面的每一筆報價、請款與收款都是公司的資產，資料庫、雲端帳號、原始碼與列印版型登記在你名下，附部署文件，換團隊接手不必重做。項目庫、版型文字與帳號管理由你的同仁自行調整；系統更新、備份、監控、每月逾期收款檢視與新功能，依書面維運範圍委託我們，或交給自己的資訊人員。

用 Excel 或 Word 做報價單不行嗎？為什麼要系統？

三到五案以內用 Excel 沒問題。案件一多就會出現三件事：版本對不上、請款要重打、收款沒人追，每一件都直接影響現金。系統的價值不在報價單變漂亮，而在報價、請款、收款被綁在同一筆案件上，少一次重打就少一次錯，逾期尾款會自己浮出來。

市面上的雲端開票或報價工具和客製系統差在哪？

雲端套裝工具開單快、版型現成，適合單次交易、不分期、不需要案件脈絡的生意。接案型公司的需求不同：一案多版本、多期請款、收款對到案件、業務與會計權限分開、與自家案件流程串接，這些在套裝裡常要用備註欄硬塞。流程簡單就用套裝；需要案件脈絡與擴充，才做客製。

可以接電子發票嗎？會不會影響我們會計的做法？

可以接，而且設計原則是不改你會計的做法。請款單確認後，系統依財政部電子發票整合服務平台或加值中心的規範開立發票並回寫字軌與狀態，作廢與折讓同樣留紀錄；要不要在系統裡開、何時開，由會計決定，系統只負責把資料帶對、不重打。串接前先確認你現行的開票方式與平台帳號。

我們的報價單有自己的格式和條款，系統能照做嗎？

能。列印版型依你現有的報價單與請款單重新排版，公司識別、條款、簽章欄、版本編號與頁尾都保留，輸出 PDF 直接寄給客戶；不同業務線可以有不同版型。

條款文字放在後台由你自己維護，改條款不必找我們。版型定稿是驗收項目之一，會請會計與業務各確認一次。

舊的報價單和客戶資料可以匯進系統嗎？

可以，分兩層。客戶與聯絡人先匯入並去重，成為案件的主檔；歷史報價單若有 Excel 格式，可整理成項目與金額匯入成已結案的案件供查詢，PDF 或 Word 版則以附件方式掛在案件下保留。常用項目會從歷史報價裡抽出來整理成項目庫，這通常是匯入階段最有價值的副產品。

業務、會計、老闆看到的畫面一樣嗎？

不一樣，權限依角色設計。業務看自己的案件與報價，能開報價、看收款狀態，但不能改已確認的請款單；會計看全部請款與收款，負責登錄收款與對帳；老闆看總表：本月報價件數與金額、成交率、應收與逾期清單。每個角色的操作都留紀錄，誰改了哪一版報價查得到。

這套系統跟客戶管理系統或進銷存怎麼搭？

三者共用同一份客戶主檔是關鍵。客戶管理系統負責成交前的商機與互動，報價請款系統接手成交階段的報價、請款與收款，進銷存則管出貨與庫存；成交後的收款狀態回寫商機，出貨單可從請款單帶出。可以先做報價請款，其他模組以 API 陸續接上，不必一次全做。

業務在外面用手機可以開報價單嗎？

可以。系統是網頁應用程式，手機與平板打開瀏覽器就能用：在客戶現場從項目庫選項目、調整數量與說明，當場產出 PDF 傳給客戶，版本自動留存；回到公司後，會計在桌機上看到的是同一筆案件。手機版只保留開單與查詢，請款、收款登錄與報表留在桌機版，避免在外面誤按。

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