客戶管理系統開發：CRM 系統開發・客戶關係管理

定義:客戶管理系統是把名單、商機階段、互動紀錄與追蹤提醒集中在一處，讓業務與老闆看同一份資料的系統。

CRM 系統貼著成交流程做，業務才會真的填

名單在 Excel、對話在 LINE、進度在業務腦袋裡，老闆想知道這個月有幾個案子在談，只能一個一個問。偉騰的客戶管理系統開發先把你從詢問到成交的階段畫出來，再依每個階段真正需要的欄位設計畫面，串接 LINE 官方帳號與既有的報價或進銷存資料，交付可運作的系統、原始碼與操作手冊，資料庫放在你名下的帳號。

多數公司不是沒有客戶資料，而是資料散在五個地方：名片盒、業務各自的 Excel、LINE 聊天室、報價單資料夾，還有老闆的記憶。業務離職，帶走的不只是人，還有半年來和客戶談了什麼；老闆要看本月有幾件在談、各卡在哪一階段，只能在群組裡逐一追問。更常見的是試過套裝 CRM，功能很多卻沒有一個欄位對得上自家流程，業務填了兩週就放棄，系統最後只剩一個登入頁。

偉騰的做法是先畫流程、再談功能。第一次訪談只做一件事：把你從收到詢問、報價、跟進、成交到售後的每個階段列出來，標出每一階段業務實際要記的三到五個欄位，其餘一律不放。接著用可點擊的原型跟業務一起走一遍，確認輸入一筆資料不超過一分鐘，再進開發。

既有名單從 Excel 或舊系統匯入時先做欄位對照與去重，LINE 官方帳號的對話依客戶歸戶，報價或進銷存若已有系統，就用 API 把客戶主檔接起來，避免同一位客戶在三套系統裡有三個名字。

交付時你會拿到可運作的系統、需求規格書、測試紀錄、操作手冊，以及原始碼與部署文件；資料庫與雲端帳號用公司的信箱申請，管理權在你手上。上線後前一個月是調整期，我們每週看一次使用紀錄，哪個欄位沒人填就拿掉、哪個報表老闆常看就放到首頁。

客戶管理系統要能跟著生意長大：新增欄位、階段或報表都在既有資料結構上加，舊紀錄原封不動。維運依書面範圍約定，也可以交給你自己的資訊人員。

服務重點

• 欄位少，才會有人填：CRM 導入失敗最常見的原因不是功能不夠，是欄位太多。每個階段只留業務當下真的會記的資訊：對象、需求、下一步、時間；其餘能從 LINE 對話、報價單或行事曆自動帶入的，一律不要人工輸入。系統上線後先看填寫率，再決定要不要加欄位。
• 商機階段就是老闆的儀表板：把詢問、報價、議價、成交、流失定成固定階段，每一筆商機只能停在其中一格，停留超過設定天數就亮燈提醒。老闆打開首頁看到的不是一堆資料，而是每一階段有幾件、金額加總多少、哪幾件卡太久；業務會議從「報告近況」變成「處理亮燈的那幾件」。
• LINE 對話要能歸到客戶名下：台灣多數生意在 LINE 上談，但 LINE 聊天室不會告訴你這個人是哪家公司、談過哪些案子。客戶管理系統串接 LINE 官方帳號後，對話依好友綁定到客戶主檔，業務在系統裡看得到完整脈絡，換人接手也不必從頭問；自動回覆與標籤分眾則交給 LINE 官方帳號整合服務一起規劃。
• 套裝與客製不是二選一：業務流程還在變、人數少的公司，先用雲端套裝 CRM 把紀律養起來是合理的；流程已經穩定、套裝欄位改不動、每月授權費隨人數上漲時，才值得做客製。偉騰在書面初判時會直接告訴你現在該用哪一種，也常做「套裝先用、資料匯出後轉客製」的兩階段規劃。
• 個資的蒐集與行銷要分開管：客戶名單是《個人資料保護法》規範的個人資料，系統設計時要做三件事：記錄每筆資料的來源與告知方式、區分服務聯繫與行銷用途、保留客戶拒絕行銷後的停發紀錄。權限依角色分級，業務只看自己的客戶，匯出動作留下紀錄，離職帳號當天停用。

速查表

進行方式與時程

1. 流程與規格：畫出成交階段，定每階段欄位、角色與提醒規則。
2. 原型與設計：可點擊原型讓業務試走，手機版一併定稿。
3. 開發與匯入：開發、串接 LINE 與既有系統，舊名單去重匯入。
4. 上線與維運：教育訓練、調整期每週檢視填寫率，依約維運。

法規依據(條號)

三種做法對照：Excel 名單／雲端套裝 CRM／客製客戶管理系統

客戶管理系統核心模組與它解決的問題

官方書表、申辦入口與法規

• 申辦入口:個人資料保護委員會籌備處：個資保護資訊(個人資料保護委員會籌備處)
• 法規條文:個人資料保護法（全國法規資料庫）(法務部全國法規資料庫)
• 官方說明:LINE 開發者平台：官方帳號訊息 API 文件(LINE)
• 法規條文:電子簽章法（全國法規資料庫）(法務部全國法規資料庫)

費用怎麼組成

費用依流程階段與模組數量、使用者角色與權限複雜度、LINE 與既有系統串接項目、舊名單清理與匯入的工作量，以及上線後的維運範圍書面報價，流程訪談後才給正式估算。雲端主機、資料庫服務、LINE 官方帳號方案與簡訊等第三方費用，由業主直接向供應商申請並支付。

平台規範視角

• 個人資料保護委員會籌備處與現行《個人資料保護法》要求蒐集客戶資料時告知目的、用途與保存期限，並讓當事人可以拒絕行銷；客戶管理系統的欄位、權限與訊息發送都要能對應這些要求。
• LINE 開發者平台對官方帳號的訊息 API 設有使用規範與流量管理，對話歸戶與自動訊息必須在規範內設計，否則帳號功能會受到限制。

常見錯誤與返工原因

• 先買套裝再想流程 → 欄位對不上作業，業務填兩週就放棄
• 一次塞進所有想像得到的欄位 → 輸入一筆要五分鐘，資料從此不再更新
• 名單匯入前沒去重 → 同一客戶多筆紀錄，提醒與報表全部失真
• 權限全開、人人可匯出 → 業務離職帶走整份名單，還違反個資規範
• LINE 對話沒歸戶 → 換人接手要從頭問，客戶被問第二次就跑了

常見痛點

• 業務一離職，客戶談到哪完全沒人知道
• 名單在 Excel 和 LINE 兩邊，同一個人出現三次
• 買了套裝 CRM，業務說欄位太多不想填
• 老闆想知道這個月幾件在談，只能在群組問
• 報價送出去就忘了追，等客戶自己回來

交付項目

• 流程圖與需求規格書（含欄位清單與權限表）
• 可點擊的畫面原型與定稿設計
• 可運作的客戶管理系統與測試紀錄
• 既有名單匯入結果與去重報告
• 原始碼、部署文件與操作手冊
• 上線後調整期紀錄與維運計畫

建議準備文件

• 從詢問到成交的流程說明與各階段負責人
• 既有客戶名單的匯出檔（Excel 或舊系統匯出範例）
• 使用者角色清單：老闆、主管、業務、客服各看什麼
• LINE 官方帳號與既有報價、進銷存系統的管理權限
• 目前使用中的報表樣式與每週、每月要看的數字
• 個資告知文件與行銷訊息發送的現行做法

法規依據

• 《個人資料保護法》
• 《著作權法》
• 《電子簽章法》

細項業務全覽

• 客戶主檔建置
• 商機階段看板
• 互動紀錄歸戶
• LINE 對話串接
• 逾時追蹤提醒
• 名單匯入去重
• 角色權限控管
• 主管報表摘要
• 報價系統串接
• 個資告知紀錄
• 業務行事曆同步
• 售後服務紀錄

官方參考資料

• 個人資料保護委員會籌備處
• LINE 開發者平台
• 個人資料保護法（全國法規資料庫）

全台線上受理

• 台北CRM 系統
• 新北CRM 系統
• 桃園CRM 系統
• 新竹CRM 系統
• 苗栗CRM 系統
• 台中CRM 系統
• 彰化CRM 系統
• 南投CRM 系統
• 雲林CRM 系統
• 嘉義CRM 系統
• 台南CRM 系統
• 高雄CRM 系統
• 屏東CRM 系統
• 宜蘭CRM 系統
• 基隆CRM 系統
• 花蓮CRM 系統
• 台東CRM 系統
• 澎湖金馬CRM 系統

常見問題

CRM 系統要多久才能上線？

核心功能（客戶主檔、商機階段、互動紀錄、提醒）以週為量級，流程訪談與原型確認約占三分之一的時間；加上 LINE 串接、既有名單清理與報表，多落在一到兩個月。最花時間的通常不是寫程式，而是把舊名單整理乾淨，所以我們在規格階段就會先看你的匯出檔。

全台都能做嗎？你們會到公司來訪談嗎？

可以，全台各縣市都用同一套方式進行：流程訪談用視訊搭配畫面分享，原型與進度放在共用空間，驗收由你的業務在自己的電腦與手機上實際操作。需要觀察業務現場怎麼接單、或替整個團隊做教育訓練時，我們再安排到場，離島也一樣。

做完以後誰維運？客戶資料是誰的？

資料與系統都是你的：資料庫、雲端帳號與原始碼都登記在公司名下，交付時附部署文件，隨時可以換團隊接手。日常的欄位調整與帳號管理你的同仁可以自己做；系統更新、備份、監控與新功能開發依書面範圍委託我們，或交給自己的資訊人員。

套裝 CRM 和客製開發怎麼選？

看三件事：流程穩不穩、欄位改不改得動、人數會不會成長。流程還在摸索的公司先用套裝養習慣最划算；流程固定、套裝的欄位與報表怎麼調都不合、授權費隨人數一路漲，就是客製的時機。初判時我們會把你的流程對到套裝的限制，直接說哪一種合適。

業務不想填資料怎麼辦？

這是導入會不會成功的關鍵，所以設計時先解決：每個階段只留三到五個欄位，LINE 對話、行事曆與報價單能自動帶入的就不要人填，手機上三十秒能完成一筆更新。上線後我們每週看填寫率，沒人填的欄位直接拿掉；主管開會只看系統，不另外收口頭報告，紀律自然建立。

舊的 Excel 名單可以匯進去嗎？

可以，而且這一步要認真做。我們先拿你的匯出檔做欄位對照：哪一欄是公司、哪一欄是聯絡人、手機與信箱格式是否一致，再依公司統編或手機去重，列出疑似重複的紀錄給你確認後才正式匯入。匯入結果會附一份報告，標出缺值與無法對應的資料。

可以跟 LINE 官方帳號串在一起嗎？

可以。串接後客戶加入好友或傳訊時，系統依好友識別碼對應到客戶主檔，業務在客戶頁就能看到對話脈絡，也能從系統發送已核准的訊息範本。自動回覆、標籤分眾與群發屬於 LINE 官方帳號整合的範圍，可以一起規劃，訊息量與格式要符合 LINE 開發者平台的規範。

客戶管理系統可以接報價單或進銷存嗎？

可以，而且建議一開始就把客戶主檔定成同一份。報價、請款或進銷存若已有系統，透過 API 讓客戶資料以一處為準，成交後的訂單與收款狀態回寫到商機紀錄；若都還沒有，可以把報價與請款模組規劃進同一套系統，從案件建檔一路做到收款紀錄。

個資怎麼處理才不會出問題？

三個設計原則：蒐集時記錄來源與告知方式，用途分成服務聯繫與行銷兩類並分開授權，客戶拒絕行銷後系統自動停發並留下紀錄。權限依角色分級，匯出與刪除都有操作紀錄，資料庫加密並定期備份。這些是《個人資料保護法》的基本要求，也是系統驗收項目之一。

只有五個人的公司需要 CRM 系統嗎？

人少不是重點，重點是名單有沒有在累積、有沒有人會離職。五人公司若靠 LINE 與 Excel 還撐得住，先把名單集中成一份、每週固定更新一次就夠；當開始漏追、報價送出就忘、或準備增聘業務時，就是系統進場的時候。我們也常用輕量版先上，功能隨人數增加再開。

系統上線後業務流程改了，還能調整嗎？

能，而且我們預期會改。階段名稱、欄位、提醒天數與報表在後台就能設定，不必動程式；新增模組或串接新系統則依維運約定排程開發。

客製 CRM 的價值正是在於跟著你的流程改，而不是要你配合系統。每次調整都會更新操作手冊與規格書，接手的人看得懂。

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