內部流程自動化與機器人流程自動化：RPA 導入・辦公室自動化
定義:流程自動化是把重複、規則明確的辦公作業交給程式或軟體機器人執行，例如轉單、對帳、報表彙整與通知。
流程自動化把重複的鍵入與對帳交給機器人
每天把網站訂單抄進進銷存、月底對帳、把報表寄給主管、把客戶訊息分類轉給同事，這些工作規則清楚卻佔掉大量人力，而且越熟練越容易出錯。偉騰先盤點哪些流程值得自動化，分辨能用 API 串接、低程式碼工具或畫面機器人處理的差異，把例外情況與人工確認點設計進去，交付可監看、有紀錄、出錯會通知的自動化流程，並訓練同仁自己調整規則。
重點速覽
偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持，統一編號 90801410）承辦全台 22 縣市(含離島),線上啟動、遠端交付,現場訪談與教育訓練視需要的內部流程自動化與機器人流程自動化，全台各縣市均可受理，先以現有網站、流程說明與需求清單做免費書面初判，帶著初判結果約時間細談。
- 服務項目
- 內部流程自動化與機器人流程自動化:
- 流程盤點評估
- 自動化優先排序
- API 串接自動化
- 低程式碼平台
- 畫面機器人
- 排程與觸發
- 自動對帳
- 報表自動彙整
- 承辦公司
- 偉騰開發興業有限公司(偉騰、偉騰開發;前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持)
- 服務範圍
- 全台 22 縣市(含離島),線上啟動、遠端交付,現場訪談與教育訓練視需要
- 法規依據
- 《個人資料保護法》
- 《電子簽章法》
- 《著作權法》
- 《資通安全管理法》（機關）
- 應備文件
- 現行作業流程說明或由我們訪談整理
- 相關系統的帳號
- 介面文件或畫面範例
- 作業頻率
- 處理量與例外情況的描述
- 各流程的負責人與異常通知對象
- 雲端或主機帳號供部署自動化
- 既有的表單
- 報表與對帳檔範例
- 常見退件與誤判
- 流程沒標準化就自動化 → 例外一多，機器人天天停;用員工個人帳號跑機器人 → 離職改密碼後全部失效;沒有執行紀錄 → 出錯時不知道哪一筆沒做、做了幾次
- 諮詢方式
- 加 LINE「偉騰開發」傳現有網站網址、流程說明或需求清單，先做免費書面初判；初判後再約時間細談。
老闆常說「這件事明明很簡單，為什麼要花一個人每天做」。簡單的事通常是：把一套系統的資料搬進另一套、每月同一天產出同一份報表、依規則把訊息分給對的人、到期前提醒某個人做某件事。
這些作業規則明確、頻率固定、量大，卻因為沒有系統接起來而落在人工身上；人一忙就漏、一換就斷，流程的知識只存在某位資深同事的腦袋裡。很多公司因此想直接換一套大系統，結果新系統上線一年，同樣的搬資料工作還在。
偉騰不從工具出發，而從流程盤點出發。
- 第一步與各部門把現行作業畫出來，記錄每一步的輸入、輸出、頻率、例外率與使用的系統，用一張評估表挑出值得自動化的流程：頻率高、規則穩定、例外少、系統有介面的優先。
- 第二步依每條流程選方法：兩端系統都有開放介面就用 API 串接最穩；要串多個雲端服務、規則常改，用 n8n、Make 這類低程式碼平台讓同仁自己調；只有封閉舊系統或網頁可操作時，才用畫面機器人模擬人工點擊。
每條流程都設計例外處理：機器人判斷不了的交回人工確認，而不是硬做。
交付的不是一支腳本，而是一套可營運的自動化：流程文件、排程與觸發設定、執行紀錄、失敗通知、人工介入的操作畫面，以及讓同仁自行調整規則的教學。上線初期以人工流程並行比對，確認結果一致後才停掉人工。
自動化上線後真正會壞的地方很固定：來源網站改版、登入憑證過期、對方限制呼叫次數、檔案格式悄悄變了。每一條流程都為這幾種狀況預設失敗通知與重試規則，壞掉時人知道、資料不丟、重跑不重複。
LINE 諮詢
把流程自動化的現況與需求傳過來，先免費書面初判。
- 傳什麼
- 現有網站網址與後台權限還沒有網站也能先談
- 商品或服務清單、作業流程說明表單樣張或試算表皆可
- 需求清單一句話也行
- 多久回
- 週一至週五 09:00–18:00 依序回覆；LINE 全天可傳資料
- 下一步
- 免費書面初判
- 約時間細談
- 委任開發
先傳資料做初判，需要時再約時間細談
服務重點
- 挑對流程比選工具重要：不是所有流程都值得自動化。評估表看四件事：頻率有多高、規則是否穩定、例外佔多少比例、相關系統有沒有介面。頻率高且規則穩定的先做，例外多的先把流程標準化再談自動化，否則機器人只是把混亂做得更快。
- 三種方式各有適用：API 串接最穩定但要兩端都有介面；低程式碼平台上手快、同仁能自己改，但複雜邏輯與大量資料會吃力；畫面機器人什麼都能做，卻最怕介面改版。我們依每條流程分別選擇，常見的是三種混用，而不是全押一種。
- 例外與人工確認點：自動化最常失敗的不是技術，而是沒想到的情況：欄位空白、格式變動、金額對不上、對方系統維護。每條流程都要定義遇到例外時怎麼辦：暫停並通知、丟到待處理清單、或依規則退回來源，由人在一個畫面上處理，不讓機器人硬猜。
- 機器人用誰的帳號：畫面機器人要登入系統操作，若用員工個人帳號，離職或改密碼就全部停擺，稽核也分不清是人還是機器做的。我們要求為自動化建立專用帳號、限制權限、紀錄每次操作，並把帳號密碼放在密鑰管理工具而不是腳本裡。
- 並行驗證再切換：上線不是按下開關就結束。我們會讓自動化與人工流程並行一段時間，每天比對兩邊結果，差異逐筆找原因，連續一致後才停用人工；同時留下回復人工作業的步驟說明，遇到大改版時能先退回手動，不影響營運。
速查表
| 適合對象 | 行政與財務人力吃緊、每天在多個系統間搬資料的中小企業，以及有固定對帳、申報與回報作業的事務單位。 |
|---|---|
| 交付內容 | 流程盤點評估表、各流程設計文件、可運作的自動化與排程、執行紀錄與告警、人工介入畫面、教學手冊。 |
| 時程量級 | 單一流程數週內上線並完成並行驗證；跨部門盤點與封閉系統的畫面機器人約一到三個月。 |
| 需要準備 | 現行流程說明、相關系統帳號或畫面範例、處理量與例外描述、負責人與通知對象、部署用的雲端帳號。 |
| 技術架構 | 有介面者以 API 串接，雲端服務間以 n8n 等低程式碼平台，封閉系統以畫面機器人；統一排程、紀錄與告警。 |
| 資料與隱私 | 自動化使用專用帳號與最小權限，密碼存於密鑰管理工具；經第三方平台的資料流向與保留期限事先說明。 |
| 驗收標準 | 每條流程經並行比對，結果與人工一致；例外情境實際演練，紀錄可追到每一筆、每一次執行。 |
| 上線後維運 | 監看執行紀錄與告警，介面改版時先測試再更新；同仁可自行調整低程式碼平台上的規則。 |
| 擴充與整合 | 可延伸到資料儀表板、AI 客服知識庫更新、環保申報與請款流程，新增流程沿用同一套排程與紀錄。 |
| 全台服務方式 | 流程訪談與教育訓練以視訊完成，各縣市皆可遠端導入；涉及紙本或實體設備的流程到場觀察一次。 |
進行方式與時程
- 流程盤點：畫出現行流程，以頻率、規則、例外與介面評估優先順序。
- 方法設計：每條流程選 API、低程式碼或畫面機器人，定義例外規則。
- 建置與並行：建置自動化並與人工並行比對，差異逐筆找原因。
- 切換與維運：停用人工、教同仁調規則，監看紀錄與告警。
法規依據(條號)
| 法規 | 條號 | 重點 |
|---|---|---|
| 個人資料保護法 | 自動化流程處理的客戶與員工資料仍受個資法規範，機器人帳號的存取範圍與紀錄要能證明只在目的內利用。 | |
| 電子簽章法 | 自動產生與送出的電子文件、通知與紀錄在符合要件時具效力，系統要保存可驗證的版本與時間。 | |
| 資通安全管理法 | 機關導入自動化工具時，帳號管理、權限最小化與操作紀錄要符合其資安責任等級的要求。 |
三種自動化方式對照
| 方式 | 適合流程 | 穩定度 | 誰能調整 | 前提條件 |
|---|---|---|---|---|
| API 串接自動化 | 系統間資料同步、轉單、對帳 | 最高，不受畫面改版影響 | 開發人員 | 兩端系統有開放介面 |
| 低程式碼平台（n8n、Make） | 串多個雲端服務、規則常改的通知與表單流程 | 高，依賴平台與各服務介面 | 受過訓練的同仁即可 | 資料量中等、邏輯不過度複雜 |
| 畫面機器人（RPA） | 封閉舊系統、只有網頁或視窗可操作 | 最低，畫面一改就要調整 | 開發人員 | 有專用帳號與穩定的操作畫面 |
自動化候選流程評估表
| 評估面向 | 優先自動化 | 先標準化再自動化 | 暫不自動化 |
|---|---|---|---|
| 頻率 | 每天或每週固定執行 | 每月執行 | 一年幾次或不定期 |
| 規則 | 完全可用文字寫清楚 | 大致清楚但有判斷空間 | 每次都要人判斷 |
| 例外比例 | 很少，且有固定處理方式 | 偶爾發生，處理方式不一 | 經常發生 |
| 系統介面 | 有 API 或匯出功能 | 只有畫面可操作 | 紙本為主、無法數位化 |
官方書表、申辦入口與法規
- 申辦入口:個人資料保護委員會籌備處(個人資料保護委員會籌備處)
- 法規條文:全國法規資料庫：個人資料保護法(法務部)
- 法規條文:全國法規資料庫：電子簽章法(法務部)
- 官方說明:LINE Developers：訊息推送開發文件(LINE)
費用怎麼組成
自動化費用依流程條數、每條流程的步驟與例外複雜度、採用的方式（API、低程式碼平台或畫面機器人）、是否需要並行驗證期間的支援書面報價。低程式碼平台或雲端執行的訂閱費由業主直接向供應商支付；流程盤點可作為獨立階段先行。免費書面初判後提供正式報價。
平台規範視角
- 個人資料保護主管機關視自動化處理個資為處理行為，仍須符合蒐集目的，並對自動化系統的存取與操作留有紀錄。
- 各雲端服務與軟體供應商的使用條款多半限制自動化操作的方式與頻率，畫面機器人需在授權範圍內使用，避免帳號被停用。
常見錯誤與返工原因
- 流程沒標準化就自動化 → 例外一多，機器人天天停
- 用員工個人帳號跑機器人 → 離職改密碼後全部失效
- 沒有執行紀錄 → 出錯時不知道哪一筆沒做、做了幾次
- 一口氣自動化十條流程 → 任何一條出錯就全面停擺
- 只有外部廠商會改規則 → 小調整都要等人，久了沒人用
常見痛點
- 每天花兩小時把訂單抄進另一套系統
- 月底對帳要三個人加班
- 報表都是同一份，卻每次重做
- 資深同事請假，流程就停擺
- 買了自動化工具，沒人會設定
交付項目
- 流程盤點與自動化評估表
- 各流程的設計文件與例外規則
- 可運作的自動化流程與排程
- 執行紀錄、告警與人工介入畫面
- 操作與調整規則的教學手冊
- 維運計畫與回復人工的步驟
建議準備文件
- 現行作業流程說明或由我們訪談整理
- 相關系統的帳號、介面文件或畫面範例
- 作業頻率、處理量與例外情況的描述
- 各流程的負責人與異常通知對象
- 雲端或主機帳號供部署自動化
- 既有的表單、報表與對帳檔範例
法規依據
- 《個人資料保護法》
- 《電子簽章法》
- 《著作權法》
- 《資通安全管理法》（機關）
細項業務全覽
- 流程盤點評估
- 自動化優先排序
- API 串接自動化
- 低程式碼平台
- 畫面機器人
- 排程與觸發
- 自動對帳
- 報表自動彙整
- LINE 與郵件通知
- 例外人工介入
- 執行紀錄稽核
- 同仁教育訓練
官方參考資料
全台線上受理
- 台北流程自動化
- 新北流程自動化
- 桃園流程自動化
- 新竹流程自動化
- 苗栗流程自動化
- 台中流程自動化
- 彰化流程自動化
- 南投流程自動化
- 雲林流程自動化
- 嘉義流程自動化
- 台南流程自動化
- 高雄流程自動化
- 屏東流程自動化
- 宜蘭流程自動化
- 基隆流程自動化
- 花蓮流程自動化
- 台東流程自動化
- 澎湖金馬流程自動化
常見問題
流程自動化全台都能做嗎？
可以。流程訪談用視訊與畫面分享就能完成，自動化本身部署在雲端或業主的主機上，各縣市的公司與事務單位都能遠端導入；若流程牽涉現場紙本、印表機或實體設備，我們會到場觀察一次實際作業。
導入要多久？
單一條流程（例如每日訂單轉單或月底對帳）通常數週內上線並完成並行驗證；盤點多個部門、涉及封閉舊系統的畫面機器人，量級約一到三個月。我們建議先做一條見效最快的，再逐步擴大。
做完後誰維運？規則要改怎麼辦？
自動化流程部署在業主的帳號，原始碼、流程文件與帳號密碼都交付給業主。低程式碼平台上的規則我們會教同仁自己改；API 串接與畫面機器人的程式調整則依維運計畫由偉騰處理，介面改版時先在測試環境驗證再更新。
RPA 和 API 串接差在哪？要怎麼選？
API 串接是系統與系統直接以程式介面交換資料，穩定、快、不受畫面改版影響，但兩端都要有介面；RPA 是軟體機器人模擬人工在畫面上點擊與輸入，什麼系統都能碰，卻最怕畫面變動。原則是有介面就用 API，沒有才用 RPA。
n8n、Make、Zapier 這類工具適合我們嗎？
適合規則常改、要串多個雲端服務（表單、試算表、LINE、Email、金流）且資料量中等的流程，優點是同仁看得懂流程圖、能自己調整。資料量大、邏輯複雜或牽涉內部資料庫時，則以程式開發搭配排程較穩。我們會混用，不綁單一工具。
自動化出錯了怎麼辦？會不會亂送資料？
每條流程都有例外規則：資料格式不符、金額對不上或對方系統無回應時，機器人會暫停該筆、記錄原因並通知負責人，不會硬做。重要動作（例如對外寄信、送出申報）前可設人工確認點，由人按下才執行。
我們的舊系統沒有介面，也能自動化嗎？
可以用畫面機器人模擬人工操作，或從系統的匯出功能與列印檔取資料。這類流程穩定度較低，我們會把失敗重試、畫面變動偵測與人工接手步驟做進去，並建議業主把「有開放介面」列入下次換系統的條件。
會不會自動化之後同仁反而不信任結果？
這是常見顧慮，所以我們堅持並行驗證：自動化與人工同時跑一段時間，每天比對結果、逐筆解釋差異，讓同仁親眼看到一致性後才停掉人工。每一筆執行都有紀錄可查，查得到就信得過。
可以自動發 LINE 通知給客戶或同仁嗎？
可以。常見的有訂單出貨通知、繳費到期提醒、每日報表摘要、異常告警，透過 LINE 官方帳號或群組推送；對客戶的訊息要取得同意並提供退訂方式，對內通知則依角色分群。通知內容要帶可以直接行動的連結或按鈕，收到的人不必再去別的地方找資料。
自動化會不會讓公司資料外流？
自動化只在業主授權的帳號與系統之間搬資料，部署在業主的雲端或主機；使用第三方低程式碼平台時，我們會說明資料經過哪裡、保留多久，敏感資料可改走自架方案。帳號密碼放在密鑰管理工具，不寫在流程裡。